Discourse 사이트의 모든 사용자에게 메시지 보내기

[Discourse]

This guide explains how to send a private message or email to all users on your Discourse site, including using an external email service or creating an Announcements category.

Required user level: Administrator

While Discourse is not designed as an email sending service, there are methods to contact all your site’s users when necessary. This guide will explore two approaches: using an external email service and creating an Announcements category within Discourse.

Using an external email service

To send emails from an external service:

1. Export the site’s users file:

   • Navigate to the Admin panel
   • Go to the Users page
   • Click the “Export” button in the page header
     
     

2. Wait for the export to complete. You’ll receive a private message with a download link when the CSV file is ready. The download link will be valid for 48 hours.

3. Download and open the CSV file in a spreadsheet program.

4. Extract the email addresses from the email column.

5. Upload these email addresses to your chosen email sending service.

6. Compose and send your message using the external service.

Creating an Announcements category

As an alternative to external email services, you can create a protected Announcements category within Discourse:

1. Create a new category called “Announcements” (or a name of your choice).

2. Configure the category permissions:

   • Restrict topic creation to a select group (e.g., site staff)
   • This prevents spam and ensures only authorized users can post announcements
     
     

3. Configure the category to be watched by all users:

   • Go to your site settings
   • Find the default categories watching first post setting
   • Add your new Announcements category to this setting
     
     

4. Apply changes historically:

   • After saving the setting, you’ll be asked if you want to apply the change historically
   • Select “Yes” to ensure all existing users are included
     
     

5. Create new topics in this category to send notifications:

   • Active users will receive onsite notifications
   • Inactive users will receive emails (based on their notification settings)

Note that only new topics will trigger notifications or emails. Replies in the category won’t generate notifications unless users are specifically watching the topic.

FAQs

Q: Can I track how many emails have been read or who has read them?
A: Discourse doesn’t provide built-in tracking for email opens. For self-hosted Discourse sites, it might be possible to track email opening through your email sending service, but this functionality is not native to Discourse.

Q: Will users receive notifications for every post in the Announcements category?
A: No, users will only receive notifications for new topics in the category. Replies to existing topics won’t generate notifications unless the user is specifically watching that topic.

Last edited by @hugh 2024-08-06T06:55:06Z

Last checked by @hugh 2024-08-06T06:55:11Z

Check document

Perform check on document:

[pHneutre]

This is great, thanks. I suppose there isn’t a way to know how many emails have been read (let alone who)?

[simon]

Discourse doesn’t provide any way of tracking whether or not emails have been opened. If your Discourse site is self hosted, it might be technically possible to track email opening through the email sending service that you use to deliver the emails.

[thomasnarosy (Thomas Nárosy)]

Unfortunately, the images of this short tutorials are gone. Would it be possible to recreate them? Thanks.

[Moin]

I added this topic in Missing images at Meta.discourse.org
You can find the images at Send a personal message or email to all users on a Discourse site - admins - Discourse Meta until someone adds them back in.

[agemo]

훌륭하고 유용한 가이드네요.

지금 정확한 설정을 떠올릴 수 없어서 한 가지 질문이 있습니다.

감시 중인 카테고리 알림에서 기본적으로 이메일 통지를 비활성화하는 방법이 있을까요?

즉, 관리자가 네이티브 알림만 원하고 대량 이메일 알림 트리거를 원하지 않는 경우를 말합니다.

현재 사용자를 대상으로 특정 카테고리를 기본 감시로 설정하면, 해당 사용자 전원 또는 일부가 이메일 알림을 받게 됩니다. 하지만 때로는 이러한 대량 이메일 트리거가 필요하지 않거나 원치 않는 경우가 있으며, 플랫폼 내부의 인하우스 알림만 원하기도 합니다.

[Moin]

그것만 비활성화할 수 있는 옵션은 없습니다.

사용자 설정의 이메일 탭에는 다음과 같은 옵션이 있습니다:

내가 인용되거나, 답글을 받거나, @사용자명이 언급되거나, 내가 관찰 중인 카테고리, 태그 또는 주제에 새로운 활동이 있을 때 이메일을 보내세요.

사용자는 이 옵션을 “절대 보내지 않음”, “부재 중일 때만”, 또는 "항상"으로 설정할 수 있습니다. 이 설정의 기본값은 default_email_level 사이트 설정으로 구성할 수 있습니다. 이 값을 변경할 때 기존 사용자에게도 적용할 수 있도록 선택할 수 있습니다. 그러나 이것은 관찰 중인 카테고리에만 국한된 것이 아니라, @멘션과 내 게시물에 대한 답글에도 해당합니다.

[agemo]

고맙습니다. 그리고 네, 그런 느낌이었고, 그래서 정확한 설정을 떠올릴 수 없었던 것 같아요.

아마도 오랫동안 비활성화된 사용자를 대폭 정리할 때가 된 것 같습니다. 아니면 비활성화된 사용자의 기본 설정을 변경할 방법이 있을까요? 예를 들어 “묘지” 라는 그룹으로 묶고, 그 그룹의 기본값을 이메일 수신 안 함 등으로 설정하는 식으로요.

팁이 있으시면 환영합니다.

[agemo]

이 문제를 곰곰이 생각해 보고 기존 솔루션을 찾아본 끝에, 전용 주제(스레드)를 새로 여는 것보다 이 자리가 이런 고민을 나눌 곳이라고 생각됩니다:

대량 이메일 관리자 대기열(mass-email admin queue) 기능이 도입될 만한 근거가 있을까요?

저는 있다고 생각합니다.

제 사용 사례에서 가이드에 따라 대량 경고를 보내면 원치 않는 대량 이메일도 함께 발송됩니다. 이 시나리오에서 대량 이메일 대기열이 있었다면, 해당 트리거는 관리자 승인이 필요했을 것입니다.

즉, 사람이 직접 검토하기 전까지는 발송되지 않도록 할 수 있습니다.

전체 승인(blanket approval) 방식이든, 특정 그룹을 추가하거나 제거할 수 있는 세밀한 승인(granular approval) 방식이든 말입니다.

이렇게 하면 실제로 문제를 해결하면서도 유용한 기능을 추가할 수 있습니다.

이런 기능은 의도치 않은 비용 발생을 방지하는 데도 도움이 될 것 같습니다. 대부분의 사용자가 유료 제3자 이메일 서비스를 사용하는데, 설정 오류나 실수, 혹은 시간이 지남에 따른 무지로 인해 실수로 10만 건의 이메일을 발송하게 되면 매우 짧은 시간 안에 상당한 비용이 발생할 수 있기 때문입니다.