Support SMTP pour les boîtes de réception de groupe

[martin (Martin Brennan)]

Nous sommes heureux d’annoncer la prise en charge de l’utilisation de SMTP pour envoyer des emails de groupe sortants. Cette fonctionnalité améliore l’expérience d’utilisation de la boîte de réception d’un groupe sur Discourse, la rendant plus similaire à une boîte de réception de support. Il existe plusieurs avantages à utiliser cette fonctionnalité.

Pourquoi cela compte-t-il ?

Par défaut, lors de la configuration de Discourse, tous les emails sortants utilisent une seule configuration SMTP.

Cela signifie que les « notifications », les « abonnements à la liste de diffusion », les « résumés » et autres sont tous envoyés depuis un seul point de terminaison en utilisant une seule adresse e-mail.

Lorsque vous utilisez Discourse comme portail de support, ce comportement peut ne pas être souhaitable.

1. Vous pouvez préférer un meilleur alias pour votre boîte de réception de groupe plutôt que d’utiliser l’adressage avec un signe plus, par exemple : support+groupe@votremail.com.
2. Si vous configurez la redirection de courrier depuis support@votremail.com, vous préférerez que les réponses aux emails envoyés aux utilisateurs soient également envoyées depuis support@votremail.com.

Lorsque SMTP est configuré pour un groupe :

• Tous les emails seront envoyés depuis votre adresse SMTP, par exemple support@exemple.com, plutôt que depuis l’adresse votresite@discoursemail.com.
• Les utilisateurs peuvent répondre directement à ces emails à l’adresse support@exemple.com, et leurs réponses seront créées dans le bon sujet sur Discourse.
• Un seul email à la fois est envoyé à tous les participants de la conversation du sujet du groupe, les participants étant mis en copie (CC) dans la discussion attachée en tant que destinataires en copie.
• Un modèle optimisé pour les emails envoyés depuis votre boîte de réception de groupe.

Voici un exemple de ce à quoi ressemble un email envoyé via le SMTP de groupe dans Gmail :

Configuration

Tout d’abord, vous devez activer le paramètre du site enable smtp, ainsi que email in.

1. Choisissez l’adresse e-mail. Pour que cela fonctionne, l’adresse doit déjà être opérationnelle et capable de recevoir des emails, et vous devez pouvoir configurer la redirection de courrier.
2. Sur votre site Discourse, accédez aux paramètres du groupe que vous souhaitez recevoir des emails. Configurez comme suit :

• Saisissez l’adresse e-mail dans le champ Custom incoming email address (Adresse e-mail entrante personnalisée).
• Sélectionnez Accept emails from anonymous users with no accounts (Accepter les emails des utilisateurs anonymes sans compte).
• Sélectionnez Accept incoming emails sent to (Accepter les emails entrants envoyés à).

3. Notez l’adresse e-mail discoursemail.com indiquée à côté de Accept incoming emails sent to. Dans votre fournisseur de messagerie, configurez la redirection des emails vers cette adresse.
4. Si votre fournisseur de messagerie envoie un email de vérification, récupérez le lien ou le code et utilisez-le pour vérifier la redirection. Vous pouvez le trouver dans les journaux d’emails rejetés à /admin/email/rejected si le paramètre du site block auto generated emails (bloquer les emails générés automatiquement) est activé, sinon il devrait arriver dans la boîte de réception du groupe.

Paramètres SMTP

1. Sur votre site Discourse, accédez aux paramètres du groupe que vous souhaitez recevoir des emails et ouvrez l’onglet Email.
2. Cochez la case « Activer SMTP » et remplissez les paramètres de votre serveur SMTP. Certains fournisseurs de messagerie comme Google vous obligeront à utiliser un mot de passe d’application pour contourner les exigences de l’authentification à deux facteurs (2FA). Nous fournissons une option de préremplissage pour Gmail.
3. Cliquez sur le bouton Tester les paramètres. Si les paramètres sont corrects, vous pourrez les enregistrer. Sinon, vous recevrez un message d’erreur utile.
4. Une fois les paramètres enregistrés, SMTP sera activé pour le groupe ! Tous les emails envoyés en réponse aux sujets de ce groupe seront envoyés via SMTP, à chaque utilisateur du sujet qui n’est pas membre du groupe. Les membres du groupe reçoivent toujours les notifications via l’adresse normale discoursemail.com.

Pour désactiver SMTP pour le groupe, décochez simplement « Activer SMTP » et cliquez sur le bouton Enregistrer.

Options supplémentaires

Les options suivantes ne sont pas obligatoires, mais elles peuvent aider à améliorer le fonctionnement de votre configuration de support par email.

• Activez le paramètre du site allow staff to tag pms (autoriser le personnel à étiqueter les messages privés) pour permettre à votre équipe d’organiser les messages personnels avec des étiquettes.
• Activez le paramètre du site enable whispers (activer les chuchotements) pour permettre à votre équipe de discuter des messages de la boîte de réception du groupe en interne sans envoyer d’email au client.
• Activez le paramètre du site canned replies (réponses prédéfinies) pour permettre à votre équipe de répondre rapidement aux questions courantes avec un modèle.
• Par défaut, les emails générés automatiquement sont rejetés par Discourse. Empêchez cela en désactivant le paramètre du site block auto generated emails (bloquer les emails générés automatiquement).
• Filtrez certains spams et emails en masse pour qu’ils n’atteignent pas votre site en créant un filtre dans votre système de messagerie pour n’envoyer que les emails adressés, par exemple, à support@exemple.com au lieu de rediriger tous les emails.
• Si vous avez plusieurs adresses e-mail que vous souhaitez rediriger vers une seule boîte de réception de groupe, saisissez-les dans le champ Custom incoming email address sous forme de liste séparée par des barres verticales, comme ceci : support@exemple.com|facturation@exemple.com|webmaster@exemple.com. Notez que la dernière adresse e-mail de cette liste séparée par des barres verticales sera toujours l’adresse @discoursemail.com et est requise pour que la redirection de courrier fonctionne.
• Dans l’onglet Email du groupe, vous pouvez activer le paramètre « Autoriser les réponses aux sujets d’expéditeurs inconnus ». Par défaut, cette option est désactivée, mais si quelqu’un a la redirection automatique de son email activée et répond depuis un autre compte e-mail, un nouveau sujet sera créé à partir de sa réponse. Il est recommandé de l’activer.

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Nous utilisons actuellement cette fonctionnalité pour nos propres boîtes de réception de support sur Meta avec un grand succès. Cette fonctionnalité est actuellement activée pour nos clients hébergés Teams, et nos clients hébergés Enterprise peuvent nous contacter pour activer SMTP pour leur site.

[sunjam (james.network)]

C’est tout simplement incroyable. J’espère pouvoir un jour le déployer sur notre instance !

[maiki]

@martin

Cette fonctionnalité est actuellement activée pour nos clients hébergés par Teams, et nos clients hébergés par Enterprise peuvent nous contacter pour activer SMTP sur leur site.

Cela signifie-t-il que Teams peut être utilisé comme boîtes de réception pour les groupes de support ? Comment cela interagit-il avec la limite d’utilisateurs ? Les utilisateurs anonymes occupent-ils des places d’équipe ?

[tobiaseigen]

Oui ! Cela signifie que vous pouvez utiliser Teams pour les boîtes de réception de support. Les personnes avec qui vous échangez des e-mails reçoivent des comptes utilisateurs temporaires qui ne sont pas comptabilisés dans les limites d’utilisateurs. Consultez le sujet sur le support Teams pour plus de détails.

https://support.teams.discourse.com/docs?topic=106

[downey (Michael Downey)]

Il est possible que je comprenne mal cette nouvelle fonctionnalité, mais y a-t-il un projet d’ajouter le même type de fonctionnalité « adresse d’envoi personnalisée » aux catégories individuelles et pas seulement à la configuration des groupes ?

[tobiaseigen]

Non, malheureusement. SMTP est uniquement destiné aux boîtes de réception de groupe.