При каких условиях пользователи могут создавать и редактировать новые категории?

Это почти наверняка неверно. Почему вы хотите это сделать? Можете описать ваше сообщество и опасения, а также объяснить, почему вы считаете, что всем потребуется создавать категории? Вы рассматривали использование тегов?