Обновление членства в группе с использованием внешней базы данных

Я бы порекомендовал что-то вроде такого API-решения. Мне неизвестно о готовом решении для интеграции Mailman с Discourse. Если вы управляете сервером Mailman, вы можете добавить там хуки для добавления/удаления пользователей из группы Discourse при изменении статуса их подписки, но, вероятно, проще и почти так же эффективно будет использовать ежедневную задачу cron для синхронизации. В зависимости от количества подписчиков и уровня оттока, можно также пойти ещё более простым путём и просто разрешить пользователям запрашивать доступ к группе или воспользоваться функцией приглашения отдельных пользователей в группу, как описано здесь: Invite users to a group.