Quais recursos de uma categoria privada você está usando? Você considerou usar uma caixa de entrada de grupo?
Em vez de uma categoria privada, todo e-mail recebido é transformado em uma mensagem pessoal. Qualquer um dos seus usuários da equipe nesse grupo a veria, e os usuários poderiam se inscrever e ver apenas suas MPs. É assim que gerenciamos nossa caixa de entrada da equipe aqui no Discourse!