أنا عضو في نادٍ يستخدم Discourse، ولدينا فئة تسمى “اللجنة”.
أبحث عن نصائح وإرشادات لتحسين سير وثائق اجتماعاتنا وجعلها تنتهي في الوقت المحدد.
فكرت في استخدام وسم مثل meetingagenda-yymmdd، حيث يمثل yymmdd التاريخ،
مع إنشاء موضوع لكل بند من بنود جدول الأعمال.
لدينا “اجتماع” غير متزامن يومي يحدث عبر موضوع يُنشأ تلقائيًا كل يوم؛ وهذا قد يمنحك بعض الأفكار:
كما ننشئ مواضيع مماثلة باستخدام Zapier كما هو موضح في الرابط أعلاه للاجتماعات الأسبوعية وشهرية النصف، والتي تستخدم ميزات حساب التاريخ لإدراج رقم الأسبوع وفقًا لمعيار ISO في الاجتماعات الأسبوعية، وحساب اليوم الذي ستعقد فيه الاجتماعات القادمة، وما إلى ذلك.
بالنسبة للاجتماعات المباشرة، نطلب من المشاركين إضافة بنود جدول الأعمال وأي مستندات أخرى مطلوبة للاجتماع باستخدام هذه المواضيع الجديدة المؤتمتة، حتى نتمكن من الانتقال مباشرة إلى الموضوع المخصص لجميع المواد. ثم ننشر ملخصات/ملاحظات الاجتماع في نفس الموضوع بعد عقده.
ذلك الاقتراح الأصلي يبدو وكأنه جهد كبير جدًا.
مقترحكم
الهيكل المقترح يُشكّل عبئًا كبيرًا في كل اجتماع.
- اجتماعكم عبارة عن مستندات بينما معظمنا يجعل من الاجتماع مستندًا واحدًا.
- تضطرون إلى إنشاء علامة (tag) محددة لكل اجتماع لمجرد تفكيك الحدث إلى مواضيع منفصلة.
- على الأرجح لا يزال عليكم حل مشكلة ترتيب بنود جدول الأعمال وملاحظات الاجتماع لتعكس التسلسل الفعلي للنقاش. إذا كنتُم بحاجة إلى هذا التسلسل، فغالبًا ما ستقومون برقم أو إضافة طابع زمني لعناوين المواضيع.
- مجرد مراجعة سجل الاجتماع للتأكد من دقة الملاحظات أصبح مهمة حقيقية. يجب أن أدخل إلى عدة مواضيع بدلًا من مجرد التمرير عبر موضوع واحد.
العلامة تبدو محددة جدًا:
- أعتبر أن علامة تحدد حدثًا واحدًا محددًا هي جهد ضائع. علامة تحدد حدثًا متكررًا أكثر فائدة، أي علامة “اجتماع”.
- بدلًا من ذلك، يمكن وضع العلامة التي تقترحونها داخل عنوان كل موضوع، ويمكن البحث عن تلك السلسلة النصية المحددة.
- العلامات تعمل بشكل أفضل عندما يمكن إعدادها مسبقًا واستخدامها في العديد من المواضيع طوال عمر المنتدى.
- إذا نسيتُ إضافة العلامة الصحيحة إلى موضوع، فكيف سيعرف أي شخص لم يحضر الاجتماع أن هذا الموضوع مفقود؟
- يجب أن يبدأ اسم العلامة بالتاريخ لأن ذلك سيسرع عملية اختيار العلامة بعد إنشائها.
- هل تحتاجون إلى البادئة الطويلة “meeting agenda-” بينما يمكن أن تكون مجموعة العلامات؟
- هل تحتاجون إلى نص التسمية “agenda” لأن ذلك قد يستلزم وجود علامة للاجتماعات المكتملة؟
مقترحنا
لدينا موضوع للاجتماع:
- قبل الاجتماع، يكون جدول أعمال.
- بعد الاجتماع، يتحول إلى محضر الاجتماع.
ننشئ منشورات داخل الموضوع لكل بند نوقش:
- تسلسل المنشورات هو تسلسل النقاش.
- كل نقاش هو قائمة من العبارات التي تلخص ما قاله كل شخص، بشرط أن يكون ذلك مهمًا وذا صلة.
بالنسبة للنقاشات الأكبر، غالبًا ما نرسل روابط إلى المواضيع ذات الصلة أو ننشئ موضوعًا جديدًا لمواصلة النقاش بعد الاجتماع.
نستخدم مجموعتي علامتين:
- الفترة وهي رقم السنة.
- المستند وهو عادةً
Teamلاجتماع الفريق لأننا لا نمنع أي عضو من حضور اجتماعات اللجنة.
فكروا في كيفية استخدام المنشورات
أصغر إدخال منفصل في Discourse هو المنشور، لذا فإن طريقة استخدامكم للمنشورات تؤثر على كيفية استخدامكم للمواضيع. وكإضافة جانبية، فإن الاقتباسات تشير إلى جزء من منشور، لكن الإدخال الأصلي لا يفعل ذلك.
نستخدم منشورات لكل بند من بنود النقاش. ما تقترحونه يبدو منطقيًا بالنسبة لي فقط إذا كنتُم تنوون تسجيل تبادل كل مشارك كمنشور منفصل. مما يعني حينها أن موضوعكم يصبح بند النقاش، ومجموعة مواضيعكم تصبح اجتماعًا.
| الهيكل | موضوع لكل اجتماع | موضوع لكل بند |
|---|---|---|
| الاجتماع | موضوع | علامة |
| البند | منشور | موضوع |
| المشاركة | فقرة | منشور |
إذا كان هناك 7 بنود في جدول الأعمال وخمسة أشخاص لديهم نقطة مهمة حول بند واحد، فهذا هو مقدار العمل المطلوب:
| العمل المطلوب | موضوع لكل اجتماع | موضوع لكل بند |
|---|---|---|
| المواضيع المنشأة | 1 | 7 |
| المنشورات المنشأة | 7 | 35 |
| العلامات المنشأة | 0 | 1 |
على أي حال، لقد فكرتُ في عمل منشور لكل رأي معبر عنه. هذا سيجعل الاجتماع غير المتصل يبدو وكأنه اجتماع متصل مُلخّص.
لذا، بدلًا من منشورات مثل هذا:
ماثيو:
8:20 مساءً بروشور جديد
قدّم بيتر التصميم الجديد.
أراد جون طية C بدلاً من طية Z.
اقترح جيمس تصويتًا.
تم الاتفاق على طية C.
يمكن أن يكون لدينا منشورات مثل هذا:
ماثيو:
8:20 مساءً بروشور جديد
بيتر:
قدّم البروشور
جون:
اقترح طية C بدلاً من طية Z
جيمس:
اقترح تصويتًا تم قبوله
ماثيو:
تم قبول طية C.
يمكن لـ ماثيو، بصفتة السكرتير (مسجّل محضر الاجتماع)، إنشاء المنشورات الأصلية ثم، باستخدام الصلاحيات المناسبة، تغيير ملكية كل منشور إلى الشخص الذي يلخص أقواله.