Discourse nutzen, um Tagesordnungen für Meetings zu organisieren

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Ich bin in einem Verein, der Discourse nutzt, und wir haben eine Kategorie für den Ausschuss.
Ich suche nach Tipps und Ratschlägen, um den Ablauf unserer Sitzungsdokumente zu verbessern und pünktlich zu enden.
Ich habe daran gedacht, ein Tag wie meetingagenda-yymmdd zu verwenden, wobei yymmdd das Datum ist,
mit einem Thema für jeden Tagesordnungspunkt.

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Wir haben ein tägliches asynchrones „Meeting“, das über ein automatisch täglich erstelltes Thema stattfindet; dies könnte Ihnen einige Ideen geben:

Wir erstellen auch ähnliche Themen mit Hilfe von Zapier, wie im oben genannten Link beschrieben, für wöchentliche und zweiwöchentliche Meetings. Dabei nutzt Zapier seine Datumsberechnungsfunktionen, um die ISO-Wochennummer in wöchentliche Meetings einzufügen, den Tag des nächsten Meetings zu berechnen usw.

Für Live-Meetings bitten wir die Teilnehmer, über diese automatisierten neuen Themen Agenda-Punkte und alle für das Meeting benötigten Dokumente hinzuzufügen, damit wir direkt zum jeweiligen Thema mit allen Materialien gelangen können. Anschließend veröffentlichen wir die Zusammenfassungen bzw. Notizen des Meetings im selben Thema, nachdem es stattgefunden hat.

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Der ursprüngliche Vorschlag klingt nach zu viel Aufwand.

Eure Variante

Die vorgeschlagene Struktur bedeutet für jedes Treffen erheblichen Aufwand.

  • Eure Besprechung ist mehrere Dokumente, während die meisten von uns eine Besprechung als ein Dokument behandeln würden.
  • Ihr müsst für jedes Treffen ein spezifisches Tag erstellen, einfach weil ihr das Ereignis in separate Themen aufteilt.
  • Ihr müsst wahrscheinlich immer noch das Problem der Reihenfolge von Tagesordnungspunkten und Protokollthemen lösen, damit sie der tatsächlichen Diskussionsabfolge entsprechen. Wenn ihr diese Reihenfolge benötigt, werdet ihr die Thementitel wahrscheinlich nummerieren oder mit einem Zeitstempel versehen.
  • Das bloße Überprüfen der Besprechungsunterlagen, um die Richtigkeit des Protokolls zu bestätigen, wird zu einer echten Aufgabe. Ich muss mehrere Themen durchgehen, anstatt nur in einem Thema zu scrollen.

Das Tag scheint zu spezifisch:

  • Ich halte ein Tag, das ein einzelnes, spezifisches Ereignis identifiziert, für verschwendete Mühe. Ein Tag, das ein wiederkehrendes Ereignis identifiziert, ist viel nützlicher, z. B. ein Tag „Meeting“.
  • Stattdessen könnte das von euch vorgeschlagene Tag in jedem Thementitel platziert werden, und ihr könntet nach dieser spezifischen Zeichenfolge suchen.
  • Tags funktionieren im Allgemeinen besser, wenn sie im Voraus eingerichtet und über die gesamte Lebensdauer des Forums für viele Themen verwendet werden können.
  • Wenn ich vergesse, das richtige Tag zu einem Thema hinzuzufügen, wie wird dann jemand, der nicht an der Besprechung teilgenommen hat, wissen, dass ein Thema fehlt?
  • Der Tag-Name sollte mit dem Datum beginnen, da dies die Auswahl beim Erstellen des Tags beschleunigt.
  • Benötigt ihr das lange Präfix „meeting agenda-“, wenn es stattdessen eine Tag-Gruppe sein könnte?
  • Benötigt ihr den Tag-Beschriftungstext „agenda“, da ihr dann möglicherweise ein Tag für abgeschlossene Meetings bräuchtet?

Unsere Variante

Wir haben ein Thema für die Besprechung:

  • Vor der Besprechung ist es eine Tagesordnung.
  • Nach der Besprechung wird es zum Protokoll.

Wir erstellen innerhalb des Themas Beiträge für jeden diskutierten Punkt:

  • Die Reihenfolge der Beiträge entspricht der Reihenfolge der Diskussion.
  • Jede Diskussion ist eine Liste von Aussagen, die zusammenfassen, was jede Person gesagt hat, sofern es signifikant und relevant ist.

Bei größeren Diskussionen verlinken wir oft auf die relevanten Themen oder erstellen ein neues Thema, damit die Diskussion über die Besprechung hinaus fortgesetzt werden kann.

Wir verwenden zwei Tag-Gruppen:

  • Zeitraum, das die Jahreszahl ist.
  • Dokument, das in der Regel Team für Teambesprechungen ist, da wir kein Mitglied daran hindern, an den Ausschusssitzungen teilzunehmen.

Überlegt, wie wir Beiträge nutzen könnten

Der kleinste diskrete Eintrag in Discourse ist ein Beitrag, daher beeinflusst die Art und Weise, wie ihr Beiträge nutzt, auch die Nutzung von Themen. Als Randbemerkung: Zitate beziehen sich zwar auf einen Teil eines Beitrags, aber der ursprüngliche Eintrag nicht.

Wir verwenden Beiträge für jeden Diskussionspunkt. Euer Vorschlag ergibt für mich nur dann Sinn, wenn ihr beabsichtigt, den Austausch jedes Teilnehmers als separaten Beitrag festzuhalten. Das würde bedeuten, dass euer Thema zum Diskussionspunkt wird und eure Gruppe von Themen eine Besprechung darstellt.

Struktur Thema pro Meeting Thema pro Punkt
Meeting Thema Tag
Punkt Beitrag Thema
Teilnahme Absatz Beitrag

Wenn es 7 Tagesordnungspunkte gibt und fünf Personen einen signifikanten Punkt zu einem Punkt haben, sieht der Aufwand wie folgt aus:

Erforderlicher Aufwand Thema pro Meeting Thema pro Punkt
Erstellte Themen 1 7
Erstellte Beiträge 7 35
Erstellte Tags 0 1

Ich habe sowieso darüber nachgedacht, einen Beitrag pro geäußerter Ansicht zu erstellen. Das würde ein offline Meeting wie ein zusammengefasstes Online-Meeting aussehen lassen.

Anstatt also Beiträge wie diesen:

Matthew:
20:20 Uhr Neue Broschüre
Peter präsentierte das neue Design.
John wollte C-Falz statt Z-Falz.
James schlug eine Abstimmung vor.
C-Falz wurde beschlossen.

könnten wir Beiträge wie diesen haben:

Matthew:
20:20 Uhr Neue Broschüre

Peter:
Broschüre präsentiert

John:
Schlage C-Falz statt Z-Falz vor

James:
Schlug eine Abstimmung vor, die angenommen wurde

Matthew:
C-Falz angenommen.

Matthew als Sekretär (der das Protokoll führt) könnte die ursprünglichen Beiträge erstellen und dann mit den entsprechenden Berechtigungen den Beitragseigentümer in die Person ändern, die er zusammenfasst.