Je fais partie d’un club qui utilise Discourse et nous avons une catégorie Comité.
Je cherche des conseils pour rendre le déroulement de nos documents de réunion plus fluide et pour que celles-ci se terminent à l’heure.
J’ai pensé à utiliser un tag comme meetingagenda-yyMMdd, où yyMMdd représente la date,
avec un sujet pour chaque point à l’ordre du jour.
Nous tenons une « réunion » quotidienne asynchrone qui se déroule via un sujet créé automatiquement chaque jour ; cela pourrait vous donner quelques idées :
Nous créons également des sujets similaires en utilisant Zapier, comme décrit dans le lien ci-dessus, pour des réunions hebdomadaires et bi-mensuelles. Cela utilise ses fonctionnalités de calcul de date pour insérer le numéro de semaine ISO dans les réunions hebdomadaires, déterminer le jour de la prochaine réunion, etc.
Pour les réunions en direct, en utilisant ces nouveaux sujets automatisés, nous demandons aux participants d’ajouter des points à l’ordre du jour et tous les autres documents nécessaires à la réunion, afin que nous puissions accéder directement au sujet désigné pour tous les documents. Ensuite, nous publions les résumés et les comptes rendus de la réunion dans le même sujet une fois celles-ci terminées.
Cette proposition initiale semble demander trop de travail.
La vôtre
La structure proposée génère beaucoup de travail pour chaque réunion.
- Votre réunion est constituée de documents, alors que la plupart d’entre nous feraient d’une réunion un document unique.
- Vous êtes obligé de créer une étiquette spécifique pour chaque réunion simplement parce que vous décomposez l’événement en sujets distincts.
- Vous devrez probablement toujours résoudre le problème de l’ordre des sujets de l’ordre du jour et des procès-verbaux afin qu’ils reflètent la séquence réelle des discussions. Si vous avez besoin de cette séquence, vous devrez probablement numéroter ou dater les titres des sujets.
- La simple révision du compte rendu de la réunion pour confirmer l’exactitude des procès-verbaux devient une véritable tâche. Je dois me rendre dans plusieurs sujets plutôt que de simplement faire défiler un seul sujet.
L’étiquette semble trop spécifique :
- Je considère qu’une étiquette identifiant un événement unique est un effort gaspillé. Une étiquette identifiant un événement récurrent est bien plus utile, par exemple une étiquette « Réunion ».
- À la place, l’étiquette que vous suggérez pourrait être placée dans chaque titre de sujet, et vous pourriez rechercher cette chaîne de caractères spécifique.
- Les étiquettes fonctionnent généralement mieux lorsqu’elles peuvent être configurées à l’avance et utilisées pour de nombreux sujets tout au long de la vie du forum.
- Si j’oublie d’ajouter l’étiquette correcte à un sujet, comment quelqu’un qui n’était pas à la réunion saura-t-il que ce sujet manque ?
- Le nom de l’étiquette devrait commencer par la date, car cela rendra plus rapide la sélection de la création de l’étiquette une fois celle-ci créée.
- Avez-vous besoin du long préfixe « ordre du jour de la réunion- » alors que cela pourrait être le groupe d’étiquettes ?
- Avez-vous besoin du texte d’étiquette « ordre du jour », car alors vous auriez probablement besoin d’une étiquette pour les réunions terminées ?
La nôtre
Nous avons un sujet de réunion :
- Avant la réunion, il s’agit d’un ordre du jour.
- Après la réunion, il devient le procès-verbal.
Nous créons des messages au sein du sujet pour chaque point discuté :
- La séquence des messages correspond à la séquence de la discussion.
- Chaque discussion est une liste de résumés de ce que chaque personne a dit, pour autant que ce soit significatif et pertinent.
Pour les discussions plus longues, nous avons souvent des liens vers les sujets pertinents ou créons un nouveau sujet pour que la discussion se poursuive au-delà de la réunion.
Nous utilisons deux groupes d’étiquettes :
- Période qui est le numéro de l’année.
- Document qui est généralement
Équipepour les réunions d’équipe, car nous n’empêchons aucun membre d’assister aux réunions du comité.
Réfléchissons à l’utilisation des messages
La plus petite entrée discrète dans Discourse est un message, donc la façon dont vous utilisez les messages influence la façon dont vous utilisez les sujets. En passant, les citations font référence à un sous-ensemble d’un message, mais pas à l’entrée originale.
Nous utilisons des messages pour chaque point de discussion. Ce que vous proposez n’a du sens pour moi que si vous avez l’intention d’enregistrer les échanges de chaque participant comme un message séparé. Cela signifierait alors que votre sujet devient l’élément de discussion et que votre groupe de sujets devient une réunion.
| Structure | Sujet par réunion | Sujet par élément |
|---|---|---|
| Réunion | Sujet | Étiquette |
| Élément | Message | Sujet |
| Participation | Paragraphe | Message |
S’il y a 7 points à l’ordre du jour et que cinq personnes ont un point important à faire sur un élément, voici le travail nécessaire :
| Travail requis | Sujet par réunion | Sujet par élément |
|---|---|---|
| Sujets créés | 1 | 7 |
| Messages créés | 7 | 35 |
| Étiquettes créées | 0 | 1 |
Quoi qu’il en soit, j’ai pensé à faire un message par opinion exprimée. Cela donnerait à une réunion en présentiel l’apparence d’une réunion en ligne résumée.
Au lieu d’avoir des messages comme celui-ci :
Matthew :
20h20 Nouvelle brochure
Peter a présenté le nouveau design.
John voulait un pli en C plutôt qu’un pli en Z.
James a proposé un vote.
Le pli en C a été décidé.
Nous pourrions avoir des messages comme ceux-ci :
Matthew :
20h20 Nouvelle brochure
Peter :
Présentation de la brochure
John :
Proposer un pli en C plutôt qu’un pli en Z
James :
A proposé un vote qui a été accepté
Matthew :
Le pli en C a été accepté.
Matthew, en tant que secrétaire (rédigeant le procès-verbal), pourrait créer les messages originaux, puis, avec les privilèges appropriés, changer la propriété de chaque message pour la personne qu’il résume.