Мне нравится, как вы заботитесь о своих участниках 
Я думаю, что именно это в конечном итоге и станет проблемой 
Если вы направите все оповещения одному человеку или группе, они очень быстро будут перегружены.
Может быть, у людей может быть выделенный «напарник», который будет получать оповещения от алгоритма? Таким образом, нагрузка распределится среди большой группы людей. И в качестве бонуса это способ укрепить межличностные отношения (я могу представить множество сообщений вроде: «Привет, спасибо, что проверил, я просто был в круизе, это было волшебно, как твои дела?»).
Скорее всего, вам понадобится какой-то канал связи «вне рамок», настроенный при регистрации участников. Потому что если случится худшее, личное сообщение, вероятно, будет проигнорировано опекуном. Но прямое электронное письмо может привлечь их внимание, а телефонный звонок будет ещё лучше.