Você tem alguma sugestão sobre como lidar melhor com isso?
É um problema que eu pessoalmente nunca enfrentei, então estou curioso para saber se você tem uma recomendação 
Até lá, acho que @KhoiUSA, @Ed_S e @ondrej acertaram em suas respostas iniciais:
Nota rápida: ao olhar através das lentes de Pessoas, Processos, Tecnologia; muitas vezes, nós, gerentes de comunidade, olhamos para a Tecnologia em busca de soluções, enquanto muitas vezes é muito melhor lidar primeiro com a parte das Pessoas