Спасибо за предоставление дополнительного контекста!
Я хочу предложить ещё одну идею рабочего процесса — не чтобы отговорить вас от этой идеи, а чтобы помочь определить её границы. 
Ожидается ли, что проекты будут «завершёнными»? Или они постоянно редактируются публично?
Если бы я делал это сегодня, я бы просто предложил пользователям создать личное сообщение для своих коллег и сделать его вики-страницей. Затем, когда проект будет готов для демонстрации, его либо копируют в публичную тему, либо личное сообщение превращают в публичную тему.
Конечно, это предполагает многое о том, как ваши пользователи создают проекты! Но я хотел поделиться тем, что текущие функции совместной работы в Discourse поддерживают написание тем группами, но пока нет разрешений на уровне пользователей для публичных тем, чтобы исключать пользователей из совместной работы. 