Veja como o Discourse funcionaria para o seu caso de uso:
Configure como apenas por convite.
Resolvido em Configure an S3 compatible object storage provider for uploads
Use o Discourse em um dispositivo móvel e veja se atende aos seus padrões.
Eles são adequados logo de saída.
Grupos e permissões por categoria.
É básico para tópicos de wiki do Discourse, mas o básico funciona para muitas pessoas.
US$ 5/mês mais armazenamento em nuvem (que em si pode custar alguns centavos por mês)
Eu não apresento o Discourse como uma wiki por si só, mas sim como um espaço colaborativo com edição semelhante à de wikis, entre outros recursos de comunicação que o Discourse utiliza para manter as pessoas conectadas.
Ganbatte! 