Смотрите: Configuring group access, membership, and visibility
Это звучит как слишком много сообщений, но, полагаю, если для вас это работает, то 
Чтобы отправлять групповые сообщения, прочитайте:
Таким образом, вам нужно изменить настройки группы, чтобы разрешить обмен сообщениями:
Что касается отправки писем всем пользователям, лучший вариант — экспортировать адреса электронной почты пользователей и использовать платформу вроде Mailchimp для массовой рассылки. Также может сработать отправка сообщений пользователям уровня TL0, но используйте групповую рассылку умеренно, чтобы не попасть в спам.
Не совсем понимаю, что вы имеете в виду, но статья Understanding Discourse Trust Levels даёт хорошее представление об уровнях доверия. Кроме того, вы можете перейти в раздел «Уровни доверия» в настройках администратора, чтобы увидеть конкретные детали. Настройки сайта находятся здесь: /admin/site_settings/category/trust.