Когда использовать плагин, а когда компонент темы?

Нет, плагины требуются только в том случае, если вы планируете изменить бэкенд.

Если речь идет лишь о локальном изменении, перейдите в Администрирование → Настроить → Тема и внесите изменения в новый компонент темы, а затем добавьте его в вашу текущую тему.

Посмотрите по адресу https://meta.discourse.org/c/documentation/theme-developers/127, особенно: