Несколько идей, которые пришли мне в голову:
- Глобальный (с возможностью закрытия) баннер в верхней части сайта с просьбой обращаться к пользователю xyz по всем вопросам вместо этого волонтера.
- Закрепленная тема для всех пользователей.
- Возможно, политика (Discourse Policy)? Тогда потребуется отметка «Я согласен». Возможно, это можно сочетать с пунктом 2 выше.