Я не совсем уверен, что правильно понял ваш вопрос или текущий/желаемый рабочий процесс вашего сайта.
Не могли бы вы пошагово описать текущий рабочий процесс?
В частности, что происходит, когда пользователь одобрен? Добавляют ли его в определенную группу в этот момент? Все ли описываемые вами действия происходят внутри Discourse, или некоторые из этих процессов осуществляются в другой системе?