Когда пользователь создаёт пост, а кто-то хочет ответить на него, стрелка «Ответить», показанная выше, означает, что вы отвечаете именно на пост этого человека. Другая кнопка «Ответить» предназначена для ответа на тему. Чтобы ответить приватно, отправьте пользователю ЛС (личное сообщение). Для этого после нажатия кнопки «Ответить» в правом нижнем углу поста, на который вы хотите ответить, и появления редактора, нажмите на стрелку «Ответить» рядом с аватаром пользователя, как показано на вашем изображении. Появится меню с опцией отправки личного сообщения этому пользователю.
Если у вашего форума есть категория «Как сделать», вы можете создать пост в формате вики, который можно периодически дополнять, объясняя такие детали. Или вы можете создать новую тему в этой категории для более «индивидуального» объяснения. Вместо категории «Как сделать» можно использовать категорию FAQ, чтобы помочь пользователям. Но заставить их читать такие категории — это уже отдельная задача… ваша «боковая отговорка».