You can now send a PM to an email address, even if the user does not exist on your site! Email addresses sent to in this way will become staged users, and will have full access to their PM history if they sign up for the site.
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But only if they have staged users enabled in the admin site settings.
I love this feature and look forward to using it.
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Yes! This is awesome. As a result of it I have started using Discourse with the Assigned plugin to manage my client todo list. Thanks, @nbianca!
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Sorry if this should be obvious, but I don’t seem to grasp the magnificence of this new feature. Could you say a few words about how exactly you are using it?
@pfaffman is probably talking about the whole package involving personal messages, staged users and assigned plugin. This particular topic talks about a feature that adds some magic to that by letting you send a PM to someone by email even if they are not yet signed up. It creates a staged user with that email address and they will then have full access to the PM history if they sign up later. That’s pretty cool.
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Yes, but what can you do with it? Do you have a use case?
I guess it means you can include anybody in a personal conversation on your forum? But will they subsequently receive all replies in that private topic?
I now found this:
but I’m still trying to grasp how it works in practice. Because if you are one person who wants to contact another person who is not a member, you might as well just send them an email, no? So the advantage is that (a) you can include the non-member in a conversation among several non-members (right?) and (b) even if it’s just yourself and the other, the advantage is that you are pulling them into the forum?
Sure - what you’re describing is possible. They will indeed get an email for all replies in that private topic. They can participate fully by email. If and when they join up later they will see the full history there in their messages. If they cc other people in a reply, it also creates staged users for them or includes them if they already exist.
For me, the opportunity is more in the ability to use discourse messages as a support portal or CRM. You just set up a discourse group with an email address and use that group to field inquiries and to manage them. With this feature you can also start the conversation yourself via discourse PM, without having to go to email. Because it’s all in discourse, you can work with your team to delegate who follows up etc etc. I believe the discourse @team group works this way now.
I don’t use it this way yet because there are still some quirks to messages (and group messages in particular) that I’d like to see resolved first. Also, PM tagging is on the roadmap and when that happens will make it easier to manage messages.
Another very real concern and reason to be careful with starting emails via PM is that the email looks like a discourse notification, and uses the discourse FROM email address for matching replies. For people not already signed up this will be unfamiliar, disconcerting and likely unwelcome.
There’s alot of magic here and it’s very exciting - but more testing by more people is going to be needed to work out the kinks and make sure it all works in a predictable way for everyone involved. So it’s good you’re raising these questions. I hope you also go test. 
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Yes, that was one of the uses I had in mind. Or rather, a specific variation of “customer management”: management of conference/workshop participants (in an academic context, but I guess it can be applied to any conference). My experience is that at the end of a workshop or smaller conference, there is often an urge to “keep in touch” and perhaps someone sets up an email list, or a group on Facebook or LinkedIn. So my idea was to setup that communication platform already before the conference even takes place and use it to communicate with participants (program updates, accomodation and transport tips, menu options and what not).
One of the many advantages of that is that if someone signs up late(r) all the information sent out previously is still there for them to go through (which doesn’t mean that people will look at it, though). Another is obviously that the organizing team can jointly handle those communications and incoming queries.
So that’s what I did earlier this year. I set up a discourse forum for my conference participants (or, if you wish: I organized a conference to start off my discourse forum 
). The problem is (was?), that I had to ask all participants to join the forum (or rather: to accept my invitation) and several people did not understand that, ignored it or forgot about it. So I had to remind them and I actually lost one participant who simply refused to sign up. 
So this new feature might help address that challenge, although it would mean that the communications would have to be limited to a single private topic (right?) and if someone replies to a message, everyone will get the reply (right?), which is precisely the kind of thing I was trying to avoid by using discourse (I used a restricted category with all participants were watching_first_post).
Another use case that just came to my mind was this: does this feature mean that I can basically use my (any!) discourse forum as my email client? In some email conversations I really miss discourse’s quoting feature… By using discourse PMs, my interlocutor will probably still use ordinary email, but at least I can quote with ease. 
But you are right with this, of course:
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Interesting. When that user signs up, do they count as invited users?
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They do not, no. There’s no way to directly correlate a staged user receiving an email and a signup.
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That is an interesting idea though cc @sam
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I am not against treating staged users like this as implicitly invited.
@techAPJ is working on the invite system, maybe he can investigate how complex this would be after he is done with the current round of changes.
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J’ai essayé de créer un nouveau sujet lié et il a été indiqué « vous n’êtes pas autorisé à consulter la ressource », je ne sais pas pourquoi, alors je vais juste le mettre ci-dessous.
Je suis ravi d’utiliser cette fonctionnalité afin que, en tant qu’administrateur, je puisse inviter différentes personnes à participer aux discussions et je suis également quelque peu inquiet que si tout le monde sur le site peut inviter qui il veut, alors il sera difficile de maintenir la communauté semi-fermée que je souhaite. Je crains que cela n’ouvre la porte à quiconque de participer à la communauté (ou du moins aux MP dans la communauté) et ne remplace les contrôles que j’ai pour cela.
Y a-t-il un moyen d’activer/désactiver cette fonctionnalité pour différents groupes ? Par exemple, autoriser uniquement les administrateurs ou le personnel à envoyer des MP à des adresses e-mail ?
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Quels sont les paramètres de votre site pour le garder privé ? Avez-vous activé l’approbation des utilisateurs ? Je crains que nous ayons besoin de beaucoup plus de détails sur les paramètres de votre site…
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Ah, je viens de découvrir qu’il existe un paramètre pour cela dans les paramètres des niveaux de confiance, « confiance minimale pour envoyer des e-mails » :
Je pense donc avoir résolu mon propre problème, merci !
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(ah, je vois que vous l’avez découvert par vous-même pendant que j’écrivais ceci, mais je vais le publier quand même)
J’ai toujours été fasciné par les possibilités d’utiliser des utilisateurs “staged” (utilisateurs temporaires) pour essayer d’obtenir l’engagement de personnes dont on sait qu’elles ne se connecteront jamais, mais qui répondent aux e-mails. Par exemple, dans le domaine des droits de l’homme et du développement international, il y a tellement de leaders d’opinion qui ne sont pas intéressés par l’apprentissage de nouvelles plateformes ou qui sont tout simplement trop occupés pour se connecter partout ou lire et répondre aux résumés par e-mail d’un tas de forums. En fin de compte, j’ai abandonné et j’en suis arrivé à la conclusion que cela ne valait pas la peine d’essayer trop fort, car cela contourne bon nombre des intentions derrière la plateforme logicielle de discussion, c’est une solution de contournement non prise en charge et cela peut entraîner des résultats inattendus.
Il est bien préférable d’utiliser le système d’invitation, qui EST pris en charge et offre des fonctionnalités puissantes pour inviter des personnes, leur accorder des autorisations d’accès à des catégories sécurisées et les diriger directement vers un sujet sur lequel vous souhaitez qu’elles s’engagent. La configuration d’un compte complet est rapide et facile pour la personne invitée, et lui permet de participer plus pleinement, directement via la plateforme.
Cela dit, vous pouvez utiliser le paramètre min trust to send email messages (confiance minimale pour envoyer des e-mails) pour limiter qui est autorisé à utiliser cette fonctionnalité. Réglez-le sur 4 (c’est la valeur par défaut), puis n’accordez pas ce niveau de confiance à personne, sauf à ceux en qui vous auriez confiance pour démarrer des messages privés vers des adresses e-mail et créer des utilisateurs “staged”. Le niveau TL4 est proche des privilèges de modérateur de toute façon, donc toute personne ayant le niveau TL4 devrait déjà être un membre hautement fiable de votre site.
Il existe également le paramètre d’administration allow changing staged user tracking (autoriser la modification du suivi des utilisateurs “staged”) qui vous permettrait, en tant qu’administrateur, de gérer les préférences de notification des utilisateurs “staged”. Je ne l’ai pas essayé, mais si cela fonctionne comme annoncé, vous pourriez créer leurs comptes “staged” en leur envoyant un message privé à leur adresse e-mail, puis modifier les notifications de l’utilisateur “staged” afin qu’il suive les catégories ou les tags sur lesquels vous souhaitez qu’il reçoive des e-mails et puisse répondre. Ensuite, vous pouvez même autoriser l’utilisateur “staged” à créer de nouveaux sujets en configurant l’adresse e-mail de la catégorie et en la lui donnant.
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Ah, oui, j’avais déjà trouvé l’une des options mais pas l’autre, et je vous remercie de l’avoir souligné. J’apprécie également votre point de vue sur l’engagement par e-mail par rapport à l’engagement complet de la communauté, car j’imagine que beaucoup de personnes qui pourraient vouloir interagir avec les communautés que je construis ou les personnes avec qui je veux qu’elles interagissent pourraient hésiter à rejoindre une nouvelle plateforme. Je suis donc ravi d’entendre parler de votre parcours à ce sujet.
Merci !
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