Usando Discourse como una biblioteca wiki empresarial

Continuando la discusión de ¡Prueba nuestro nuevo compositor!:

Me encantaría saber más sobre cómo estás haciendo que esto funcione, ya que Confluence es bastante utilizado (aunque no necesariamente querido) en mi campo. Y a menudo he pensado que Discourse podría hacer el mismo trabajo mejor, y mucho más al mismo tiempo.

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La Biblioteca Estatal de Berlín, la biblioteca académica más grande de Alemania, y la Biblioteca Central y Regional de Berlín, la biblioteca pública más grande del país, han estado desarrollando conceptos y estrategias durante varios años para posicionar Discourse como una alternativa integral de código abierto a las soluciones de intranet empresariales como Microsoft Teams/Sharepoint/Office368 o Atlassian Confluence.

Esta iniciativa abarca una amplia gama de áreas de enfoque, que incluyen:

  • UX / diseño
  • Gestión del conocimiento
  • Procedimientos de codecisión con los comités de empresa
  • Protección de datos y privacidad
  • Mapeo de jerarquías planas
  • Interfaces para sistemas de gestión de documentos (DMS)
  • Marcos de formación y documentación
  • Modelos operativos
  • Políticas de eliminación y retención
  • Capacidad multiusuario
  • Gestión de la deuda técnica
  • Kits de herramientas digitales
  • Gestión de procesos
  • Recursos humanos y desarrollo organizacional
  • Comunicaciones internas
  • Soberanía digital

Actualmente estoy redactando un manifiesto que describe nuestro enfoque principal y espero publicarlo aquí en los próximos días.

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Casualmente, también en Berlín, utilizamos Discourse a nivel empresarial para una empresa automotriz alemana; sin embargo, no se adoptó para la wiki. Esto se debió en gran medida a dos cosas:

  1. Políticas internas que fueron increíblemente frustrantes y humillantes.
  2. El Discourse Docs Plugin no satisfizo nuestras necesidades en 2019; sin embargo, la versión actual sí lo hace.

Discourse a nivel empresarial como wiki es extremadamente viable, pero Confluence tiene esta vista de jerarquía de documentos a la izquierda de la que la gerencia simplemente no podía deshacerse (ver imagen a continuación). El resultado fue que decidieron que XWiki se usaría como biblioteca de wiki, y Discourse se usaría para soporte entre pares, discusiones y preguntas.

Luego, se dedicaron más de 12 meses a no ponerse de acuerdo sobre cómo organizar su jerarquía de árbol. La respuesta, por supuesto, es que los datos son complejos y la estructura de árbol realmente no es la mejor opción para los datos con los que estábamos trabajando. En última instancia, eso favoreció a Discourse, donde nos apegamos a la organización recomendada basada en etiquetas, nos basamos en la búsqueda y alentamos a los usuarios a usar muchos hipervínculos.

Una parte importante de esta historia es que comenzamos en 2019, y el Discourse Knowledge Explorer cambió significativamente después de que se tomaran estas decisiones. Creo que ahora es Discourse Doc Categories, que se alinea mucho más con lo que habíamos imaginado y necesitado en ese momento.

Pero en realidad, fueron las políticas a nivel empresarial las que hicieron esto difícil. A menudo, los departamentos y los responsables de la toma de decisiones actúan en sus mejores intereses en lugar de los de la empresa. Nos habíamos alineado con el departamento que finalmente impulsó XWiki, y teníamos un acuerdo por escrito de que Discourse sería la plataforma. 12 meses después, anunciaron de la nada, a toda la empresa, que XWiki sería la nueva plataforma. Lo que siguió fueron 12 meses de usuarios confundidos y conversaciones de alineación increíblemente difíciles que me hicieron preguntarme si valía la pena el esfuerzo. Siempre mantendré que sí, pero definitivamente estaba pagando un alto precio personal por luchar contra estas cosas y nadar constantemente contra la corriente.

Supongo que mi conclusión clave aquí es que a nivel empresarial, Discourse es una herramienta de wiki fantástica, especialmente en campos de software y técnicos. Además, en la cultura empresarial adecuada, cambia las reglas del juego.

El mayor problema, en mi experiencia, siempre ha sido la increíble cantidad de política necesaria para establecer la plataforma.

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Solo una breve nota para comentar un par de cosas aquí:

Primero, sí, ese es el plugin de documentación más nuevo que pretendemos que reemplace al antiguo. Lo estamos usando aquí en meta para nuestra documentación, donde está sirviendo a nuestros propósitos mucho mejor. Te permite definir las secciones y páginas que se muestran en la navegación de la barra lateral en el orden que desees.

Todavía está en fase experimental en el sentido de que no ha alcanzado la madurez que creemos que necesita para ser ampliamente compatible; lo principal que se necesita es una forma más fácil de usar para administrar los índices que respaldan la navegación en la barra lateral.

Espero que en algún momento también admitamos anidaciones más profundas.

No estamos invirtiendo demasiado en el plugin en este preciso momento, pero es la base sobre la cual espero que construiremos más de estas funciones cuando se conviertan en una prioridad y/o en colaboración con socios.

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Aprecio sus esfuerzos por mejorar cada día siguiendo las necesidades de su comunidad. Es el valor real para cada uno que lo entiende.

Sugiero amablemente que agregar un método más visible para abrir la barra lateral en las Categorías de Documentos sería el complemento perfecto para la mejora de ‘es mejor volver’.

Nuestra comunidad está a años luz de los estándares y/o la infraestructura que comparten sus experiencias antes, pero creo que la UI/UX es la parte clave del lenguaje universal en la era digital en la que vivimos.

Todos nos beneficiamos de esta continua renovación. Dedica un momento de elogio para mí :folded_hands:

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Este es un artículo parcialmente relacionado; aunque no mencionan una herramienta de colaboración de código abierto, Discourse encajaría perfectamente con lo que están haciendo nuestros colegas daneses:

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