Utiliser Discourse comme bibliothèque wiki d'entreprise

Continuant la discussion de Testez notre nouveau compositeur ! :

J’aimerais en savoir plus sur la façon dont vous faites fonctionner cela, car Confluence est assez largement utilisé (mais pas nécessairement apprécié) dans mon domaine. Et j’ai souvent pensé que Discourse pourrait faire le même travail mieux - et beaucoup plus en même temps.

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La Bibliothèque d’État de Berlin, la plus grande bibliothèque académique d’Allemagne, et la Bibliothèque centrale et régionale de Berlin, la plus grande bibliothèque publique du pays, développent depuis plusieurs années des concepts et des stratégies pour positionner Discourse comme une alternative open source complète aux solutions d’intranet d’entreprise telles que Microsoft Teams/Sharepoint/Office368 ou Atlassian Confluence.

Cette initiative couvre un large éventail de domaines d’intérêt, notamment :

  • UX / design
  • Gestion des connaissances
  • Procédures de codécision avec les comités d’entreprise
  • Protection des données et confidentialité
  • Cartographie des hiérarchies horizontales
  • Interfaces avec les systèmes de gestion de documents (GED)
  • Cadres de formation et de documentation
  • Modèles d’exploitation
  • Politiques de suppression et de conservation
  • Capacité multi-tenant
  • Gestion de la dette technique
  • Boîtes à outils numériques
  • Gestion des processus
  • RH et développement organisationnel
  • Communications internes
  • Souveraineté numérique

Je suis actuellement en train de rédiger un manifeste qui décrit notre approche principale et je prévois de le publier ici dans les prochains jours.

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Par coïncidence, également à Berlin, nous utilisons Discourse au niveau de l’entreprise pour une société automobile allemande ; cependant, il n’a pas été adopté pour le wiki. Cela était largement dû à deux choses :

  1. Des politiques internes incroyablement frustrantes et humiliantes.
  2. Le Discourse Docs Plugin ne répondait pas tout à fait à nos besoins en 2019 - Cependant, la version actuelle le fait.

Discourse au niveau de l’entreprise en tant que wiki est extrêmement viable, mais Confluence a cette vue de hiérarchie des documents à gauche dont la direction ne pouvait tout simplement pas se passer (voir image ci-dessous). Le résultat a été qu’ils ont décidé que XWiki serait utilisé comme bibliothèque wiki, et que Discourse serait utilisé pour le support pair-à-pair, les discussions et les questions.

Ensuite, plus de 12 mois ont été consacrés à ne pas parvenir à un accord sur la manière d’organiser leur hiérarchie arborescente. La réponse, bien sûr, est que les données sont complexes et que la structure arborescente n’est vraiment pas le meilleur choix pour les données avec lesquelles nous travaillions. Finalement, cela a favorisé Discourse où nous nous sommes tenus à l’organisation recommandée basée sur les tags, nous sommes appuyés sur la recherche et avons encouragé les utilisateurs à utiliser de nombreux hyperliens.

Une partie importante de cette histoire est que nous avons commencé en 2019, et que le Discourse Knowledge Explorer a changé de manière significative après que ces décisions aient été prises. Je crois qu’il s’agit maintenant de Discourse Doc Categories, qui correspond beaucoup mieux à ce que nous avions imaginé et dont nous avions besoin à l’époque.

Mais ce sont vraiment les politiques au niveau de l’entreprise qui ont rendu cela difficile. Vous aurez souvent des départements et des décideurs qui agissent dans leurs meilleurs intérêts plutôt que dans ceux de l’entreprise. Nous nous étions alignés avec le département qui a finalement poussé XWiki, et avions un accord écrit stipulant que Discourse serait la plateforme. 12 mois plus tard, ils ont annoncé à l’improviste, à toute l’entreprise, que XWiki serait la nouvelle plateforme. Ce qui a suivi a été 12 mois d’utilisateurs confus, et des discussions d’alignement incroyablement difficiles qui m’ont fait me demander si le jeu en valait la chandelle. Je maintiendrai toujours que oui, mais je payais certainement un prix élevé personnellement pour lutter contre ces choses, et nager constamment à contre-courant.

Je suppose que ma principale conclusion ici est qu’au niveau de l’entreprise, Discourse est un outil wiki fantastique - surtout dans les domaines du logiciel et de la technique. De plus, dans la bonne culture d’entreprise, c’est un game changer.

Le plus gros problème, d’après mon expérience, a toujours été la quantité insensée de politique nécessaire pour établir la plateforme.

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Juste une brève note pour commenter quelques points ici :

Premièrement, oui, c’est le nouveau plugin de documentation que nous avons l’intention de remplacer l’ancien. Nous l’utilisons ici sur meta pour notre documentation où il répond beaucoup mieux à nos besoins. Il vous permet de définir les sections et les pages qui apparaissent dans la navigation latérale dans l’ordre que vous souhaitez.

Il est toujours #expérimental dans le sens où il n’a pas encore atteint la maturité que nous pensons nécessaire pour être largement pris en charge - la principale chose nécessaire est un moyen plus convivial de gérer les index qui soutiennent la navigation dans la barre latérale.

La prise en charge d’un imbrication plus profonde est également quelque chose que je m’attends à faire à un moment donné.

Nous n’investissons pas trop lourdement dans ce plugin pour le moment, mais c’est la base sur laquelle je m’attends à construire davantage ces fonctionnalités lorsqu’elles deviendront une priorité et/ou en collaboration avec des partenaires.

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J’apprécie vos efforts pour vous améliorer chaque jour en suivant les besoins de votre communauté. C’est la vraie valeur pour ceux qui la comprennent.

Je suggère avec bonté que l’ajout d’une méthode plus visible pour ouvrir la barre latérale sur les catégories de documents serait le complément parfait à l’amélioration « mieux vaut revenir en arrière ».

Notre communauté est à des années-lumière des normes et/ou de l’infrastructure qui partagent leurs expériences auparavant, mais je pense que l’UI/UX est la partie clé du langage universel à l’ère numérique dans laquelle nous vivons.

Nous bénéficions tous de cette rénovation continue. Donnez un moment de louange pour moi :folded_hands:

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Ceci est un article partiellement pertinent ; bien qu’ils ne mentionnent pas un outil de collaboration open source, Discourse s’intégrerait parfaitement à ce que font nos collègues danois :

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