Usare Discourse come libreria wiki aziendale

Continuando la discussione da Testa il nostro nuovo composer!:

Mi piacerebbe saperne di più su come state facendo funzionare questo, poiché Confluence è abbastanza ampiamente utilizzato (ma non necessariamente amato) nel mio campo. E ho spesso pensato che Discourse potrebbe fare lo stesso lavoro meglio - e molto di più allo stesso tempo.

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La Biblioteca Statale di Berlino, la più grande biblioteca accademica tedesca, e la Biblioteca Centrale e Regionale di Berlino, la più grande biblioteca pubblica del paese, hanno sviluppato per diversi anni concetti e strategie per posizionare Discourse come un’alternativa open-source completa alle soluzioni intranet aziendali come Microsoft Teams/Sharepoint/Office368 o Atlassian Confluence.

Questa iniziativa comprende una vasta gamma di aree di interesse, tra cui:

  • UX / design
  • Gestione della conoscenza
  • Procedure di codecisione con i consigli dei dipendenti
  • Protezione dei dati e privacy
  • Mappatura delle gerarchie orizzontali
  • Interfacce con i sistemi di gestione documentale (DMS)
  • Quadri di formazione e documentazione
  • Modelli operativi
  • Politiche di cancellazione e conservazione
  • Capacità multi-tenant
  • Gestione del debito tecnico (Technical-debt management)
  • Kit di strumenti digitali
  • Gestione dei processi
  • Risorse umane e sviluppo organizzativo
  • Comunicazioni interne
  • Sovranità digitale

Attualmente sto redigendo un manifesto che delinea il nostro approccio principale e prevedo di pubblicarlo qui nei prossimi giorni.

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Casualmente, anche a Berlino, utilizziamo Discourse a livello aziendale per un’azienda automobilistica tedesca; tuttavia, non è stato adottato per il wiki. Ciò è stato in gran parte dovuto a due cose:

  1. Politiche interne incredibilmente frustranti e umilianti.
  2. Il Discourse Docs Plugin non soddisfaceva pienamente le nostre esigenze nel 2019 - Tuttavia, la versione attuale lo fa.

Discourse a livello aziendale come wiki è estremamente valido, ma Confluence ha questa vista gerarchica dei documenti a sinistra a cui la dirigenza semplicemente non poteva rinunciare (vedi immagine sotto). Il risultato è stato che hanno deciso che XWiki sarebbe stato utilizzato come libreria wiki e Discourse sarebbe stato utilizzato per il supporto peer-to-peer, le discussioni e le domande.

Quindi, sono stati impiegati più di 12 mesi per non riuscire a concordare come organizzare la loro gerarchia ad albero. La risposta, ovviamente, è che i dati sono complessi e la struttura ad albero non è la scelta migliore per i dati con cui stavamo lavorando. Alla fine, questo ha favorito Discourse, dove ci siamo attenuti all’organizzazione basata sui tag raccomandata, ci siamo affidati alla ricerca e abbiamo incoraggiato gli utenti a utilizzare molti collegamenti ipertestuali.

Una parte importante di questa storia è che abbiamo iniziato nel 2019 e il Discourse Knowledge Explorer è cambiato in modo significativo dopo che queste decisioni sono state prese. Credo che ora sia Discourse Doc Categories, che si allinea molto di più con ciò che avevamo immaginato e di cui avevamo bisogno all’epoca.

Ma in realtà sono state le politiche a livello aziendale a rendere le cose difficili. Spesso ci si imbatte in dipartimenti e decisori che agiscono nel loro interesse piuttosto che in quello dell’azienda. Ci eravamo allineati con il dipartimento che alla fine ha spinto per XWiki, e avevamo un accordo scritto che Discourse sarebbe stata la piattaforma. 12 mesi dopo hanno annunciato all’improvviso, a tutta l’azienda, che XWiki sarebbe stata la nuova piattaforma. Ciò che seguì furono 12 mesi di utenti confusi e discussioni di allineamento incredibilmente difficili che mi fecero chiedere se ne valesse la pena. Sosterrò sempre che ne valeva la pena, ma stavo sicuramente pagando un prezzo elevato personalmente per combattere queste cose e nuotare costantemente controcorrente.

Suppongo che la mia chiave di lettura qui sia che a livello aziendale, Discourse è un fantastico strumento wiki, specialmente nei settori del software e della tecnologia. Inoltre, nella giusta cultura aziendale è un punto di svolta.

Il problema più grande, secondo la mia esperienza, è sempre stato l’incredibile quantità di politica necessaria per stabilire la piattaforma.

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Solo una breve nota per commentare un paio di cose qui:

Innanzitutto sì, quello è il nuovo plugin per la documentazione che intendiamo sostituire con il vecchio. Lo stiamo usando qui su meta per la nostra documentazione, dove sta servendo molto meglio ai nostri scopi. Ti permette di definire le sezioni e le pagine che appaiono nella navigazione della barra laterale nell’ordine desiderato.

È ancora #sperimentale nel senso che non ha ancora raggiunto la maturità che pensiamo sia necessaria per un supporto diffuso - la cosa principale necessaria è un modo più user-friendly per gestire gli indici che supportano la navigazione nella barra laterale.

Il supporto per nidificazioni più profonde è qualcosa che mi aspetto faremo a un certo punto.

Non stiamo investendo troppo pesantemente nel plugin in questo momento, ma è la base su cui mi aspetto che costruiremo più funzionalità quando diventeranno una priorità e/o in collaborazione con partner.

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Apprezzo i tuoi sforzi per migliorare ogni giorno seguendo le esigenze della tua community. È il vero valore per chiunque lo capisca.

Suggerisco gentilmente che l’aggiunta di un metodo più visibile per aprire la barra laterale nelle categorie di documenti sarebbe il complemento perfetto al miglioramento del ‘meglio tornare indietro’.

La nostra community è lontana anni luce dagli standard e/o dall’infrastruttura che stanno condividendo le loro esperienze in precedenza, ma penso che l’UI/UX sia la parte chiave del linguaggio universale nell’era digitale in cui viviamo.

Tutti beneficiamo di questa continua ristrutturazione. Dedica un momento di lode per me :folded_hands:

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Questo è un articolo parzialmente correlato; sebbene non menzionino uno strumento di collaborazione open source, Discourse si adatterebbe perfettamente a ciò che stanno facendo i nostri colleghi danesi:

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