저는 Discourse를 사용하는 클럽에 소속되어 있으며, 위원회(Committee) 카테고리가 있습니다.
회의 문서의 흐름을 더 원활하게 하고 예정된 시간에 맞춰 마무리할 수 있는 팁과 조언을 찾고 있습니다.
yymmdd가 날짜를 나타내는 meetingagenda-yymmdd와 같은 태그를 사용하고, 각 안건마다 하나의 주제(Topic)를 생성하는 방법을 생각해 보았습니다.
매일 자동으로 생성되는 토픽을 통해 비동기 방식으로 '회의’를 진행합니다. 이 방식에서 몇 가지 아이디어를 얻을 수 있을 것입니다:
위 링크에 설명된 바와 같이 Zapier를 사용하여 주간 및 반월간 회의용 유사한 토픽도 생성합니다. 이때 날짜 계산 기능을 활용하여 주간 회의에 ISO 주차를 삽입하고, 다음 회의 날짜를 계산하는 등의 작업을 수행합니다.
실시간 회의의 경우, 이러한 자동 생성된 토픽을 활용하여 회의 참석자에게 회의 안건 및 회의에 필요한 기타 문서를 추가하도록 요청합니다. 이를 통해 회의 자료가 모두 모인 지정된 토픽으로 바로 이동할 수 있습니다. 그리고 회의가 끝난 후 회의 요약 및 기록을 동일한 토픽에 게시합니다.
그 원래 제안은 너무 많은 작업을 요구하는 것 같습니다.
당신의 방식
제안된 구조는 모든 회의마다 상당한 작업을 요구합니다.
- 당신의 회의는 문서이지만, 우리 대부분은 회의를 하나의 문서로 취급합니다.
- 이벤트를 개별 주제로 나누기 때문에, 각 회의마다 특정 태그를 생성해야 합니다.
- 아마도 의사록과 회의록 항목의 순서가 실제 논의 순서를 반영하도록 해결해야 할 문제가 여전히 있을 것입니다. 그 순서가 필요하다면 아마도 주제 제목에 번호를 매기거나 타임스탬프를 찍게 될 것입니다.
- 회의 기록을 검토하여 회의록이 정확한지 확인하는 것만으로도 실제 과제가 됩니다. 하나의 주제를 스크롤하는 대신 여러 주제로 들어가야 합니다.
태그가 너무 구체적으로 보입니다:
- 특정 이벤트를 식별하는 태그는 무의미한 노력이라고 생각합니다. 반복되는 이벤트를 식별하는 태그가 훨씬 유용합니다. 예를 들어, “회의” 태그 같은 것 말이죠.
- 대신, 당신이 제안한 태그를 각 주제 제목에 넣을 수 있고, 그 특정 문자열을 검색할 수 있습니다.
- 태그는 일반적으로 사전에 설정하여 포럼의 수명 동안 여러 주제에 사용할 수 있을 때 더 잘 작동합니다.
- 주제에 올바른 태그를 추가하는 것을 잊으면, 회의에 참석하지 않은 사람이 그 주제가 누락되었음을 어떻게 알 수 있을까요?
- 태그 이름은 날짜로 시작해야 합니다. 생성된 후 태그를 선택하는 속도가 빨라지기 때문입니다.
- 태그 그룹으로 사용할 수 있는데, 긴 접두사 “meeting agenda-”가 필요합니까?
- “agenda”라는 태그 라벨 텍스트가 필요합니까? 그렇다면 완료된 회의에 대한 태그도 필요할 수 있으니까요?
우리의 방식
우리는 회의 주제를 가지고 있습니다:
- 회의 전에는 안건입니다.
- 회의 후에는 회의록이 됩니다.
우리는 논의된 각 항목에 대해 주제 내에서 게시물을 생성합니다:
- 게시물의 순서가 논의의 순서가 됩니다.
- 각 논의는 중요하고 관련이 있을 경우, 각 사람이 말한 내용을 요약한 진술 목록입니다.
더 큰 논의의 경우, 관련 주제에 링크를 걸거나 회의 이후 논의를 계속하기 위해 새로운 주제를 생성하는 경우가 많습니다.
우리는 두 개의 태그 그룹을 사용합니다:
- 기간(Period): 연도 숫자입니다.
- 문서(Document): 팀 회의의 경우 보통
Team입니다. 위원회 회의에 모든 멤버의 참석을 막지 않기 때문입니다.
게시물을 어떻게 사용할지 고려해 보세요
Discourse에서 가장 작은 독립적인 항목은 게시물입니다. 따라서 게시물을 어떻게 사용하는지는 주제를 어떻게 사용하는지에 영향을 미칩니다. 참고로, 인용은 게시물의 부분 집합을 참조하지만 원래 항목은 그렇지 않습니다.
우리는 논의의 각 항목에 게시물을 사용합니다. 당신이 제안한 방식은 각 참가자의 발언을 별도의 게시물로 기록할 의도가 있을 때만 나에게 의미가 있습니다. 그렇다면 당신의 주제가 논의 항목이 되고, 당신의 주제 그룹이 하나의 회의가 됩니다.
| 구조 | 회의당 주제 | 항목당 주제 |
|---|---|---|
| 회의 | 주제 | 태그 |
| 항목 | 게시물 | 주제 |
| 참석 | 단락 | 게시물 |
안건이 7개이고 5명의 사람이 특정 항목에 대해 중요한 의견을 가진다면, 필요한 작업량은 다음과 같습니다:
| 필요한 작업 | 회의당 주제 | 항목당 주제 |
|---|---|---|
| 생성된 주제 | 1 | 7 |
| 생성된 게시물 | 7 | 35 |
| 생성된 태그 | 0 | 1 |
어쨌든, 표현된 각 관점에 대해 게시물을 하나씩 만드는 것에 대해 생각해 봤습니다. 그러면 오프라인 회의가 요약된 온라인 회의처럼 보일 것입니다.
즉, 이런 게시물 대신:
Matthew:
8.20pm 새 브로슈어
Peter가 새 디자인을 제시했습니다.
John은 Z-fold 대신 C-fold를 원했습니다.
James는 표결을 제안했습니다.
C-fold가 결정되었습니다.
이런 게시물을 가질 수 있습니다:
Matthew:
8.20pm 새 브로슈어
Peter:
브로슈어 제시
John:
Z-fold 대신 C-fold 제안
James:
수락된 표결 제안
Matthew:
C-fold 수락.
서기(회의록 기록자)인 Matthew는 원래 게시물을 생성한 후, 적절한 권한을 가지고 각 게시물의 소유권을 요약하는 사람에게 변경할 수 있습니다.