素晴らしいですね！質問を通じてあなたの試行錯誤を観察するのは興味深いです。タグは強力な機能で、様々な用途に利用できますが、タグ管理のUIは時として少し分かりにくい部分があります。
（1）についてですが、私の経験では、ユーザーにタグを追加させる際には、緩やかな運用でも問題ありません。定期的に「その他のタグ」が空になるよう、タグの整理（分類または削除）を行う必要があります。また、あなたやモデレーターがトピックに適切なタグが付けられるようサポートすることもできます。これは（サイトの規模にもよりますが）それほど時間がかかる作業ではなく、サイトがどのように利用されているかを理解するのにも役立ちます。その後、Contribute > Site feedback のトピックを活用して、メンバーにタグの使い方をガイドすることができます。
（2）については、カテゴリテンプレートを使用して、ユーザーがトピック内で構造化された形式で情報を入力するよう促すことができます。また、可能であればタグの追加も促せます。もしユーザーが追加しない場合でも、あなたやモデレーターがサポートして対応できます。
（3）については、タグやタググループを複数のカテゴリに限定することができます。試してみましたか？
もし意欲があるなら、Custom Wizard Plugin 🧙 を見てみてください。ここにはフォームを作成する機能を提供するプラグインについて紹介されています。ただし、これはすぐに複雑になる可能性があります！