Legal! É interessante observar suas experimentações por meio das suas perguntas. Como você vai descobrir, as tags são poderosas e podem ser usadas de muitas formas, mas a interface de gerenciamento de tags pode ser um pouco confusa às vezes.
Quanto ao (1): na minha experiência, tem sido tranquilo ser mais flexível com as tags ao permitir que os usuários as adicionem. Você só precisa fazer uma manutenção cuidadosa delas regularmente, para que não sobrem tags na seção “Outras tags”, mas sim que todas sejam categorizadas ou excluídas. Você e seus moderadores também podem ajudar a garantir que os tópicos sejam marcados corretamente. Isso não consome muito tempo (dependendo, claro, do tamanho do seu site) e é útil para entender como o site está sendo utilizado. Depois, você pode usar um tópico em Contribute > Site feedback para orientar seus membros sobre como deseja que usem as tags.
Quanto ao (2): você pode usar um modelo de categoria para solicitar que os usuários forneçam as informações de maneira estruturada no tópico, pelo menos, e também para adicionar tags, se estiverem dispostos. Caso contrário, você e seus moderadores podem ajudar a fazer isso acontecer.
Quanto ao (3): você pode limitar tags ou grupos de tags a múltiplas categorias. Você já tentou?
Se você se sentir aventureiro(a), pode dar uma olhada em Custom Wizard Plugin 🧙, que oferece a capacidade de criar formulários. Mas isso pode complicar rapidamente!