Возможно, вам поможет примечание к пользователю Discourse.
Кроме того, вы можете включить необходимую информацию в пользовательские поля, которые обязательны при создании учетной записи. Также можно использовать поле, доступное только для сотрудников, чтобы отмечать, кто обрабатывает запрос.
Кроме того, вы можете использовать их адрес электронной почты для добавления в группу, что поможет автоматизировать процесс.