Soporte SMTP para bandejas de entrada grupales

[martin (Martin Brennan)]

Nos complace anunciar el soporte para el uso de SMTP para enviar correos electrónicos grupales salientes. Esta funcionalidad mejora la experiencia de utilizar la bandeja de entrada de un grupo en Discourse de manera más similar a una bandeja de soporte. Hay varias ventajas al utilizar esta característica.

¿Por qué es importante?

Por defecto, al configurar Discourse, todos los correos electrónicos salientes utilizan una única configuración de SMTP.

Esto significa que las “notificaciones”, “suscripciones a listas de correo”, “resúmenes” y más, se envían desde un único punto de origen utilizando una sola dirección de correo electrónico.

Cuando se utiliza Discourse como un portal de soporte, este comportamiento puede no ser deseable.

1. Es posible que prefieras un alias más adecuado para tu bandeja de entrada grupal en lugar de usar el direccionamiento con signo más, por ejemplo: soporte+grupo@tucorreo.com.
2. Si configuras el reenvío de correos desde soporte@tucorreo.com, preferirás que las respuestas a los correos dirigidos a los usuarios también sean enviadas desde soporte@tucorreo.com.

Cuando se configura SMTP para un grupo:

• Todos los correos electrónicos se enviarán desde tu dirección SMTP, por ejemplo soporte@ejemplo.com, en lugar de la dirección tusitio@discoursemail.com.
• Los usuarios pueden responder directamente a estos correos en soporte@ejemplo.com, y sus respuestas se crearán en el tema correcto en Discourse.
• Solo se envía un correo electrónico a la vez a todos los participantes de la conversación del tema grupal, con los participantes copiados (CC) en la discusión adjunta como copias en el correo.
• Una plantilla optimizada para los correos enviados desde tu bandeja de entrada grupal.

Aquí tienes un ejemplo de cómo se ve un correo enviado usando SMTP grupal en Gmail:

Configuración

En primer lugar, necesitas tener habilitada la configuración del sitio enable smtp, así como email in.

1. Decide la dirección de correo electrónico. Para que esto funcione, la dirección debe estar ya activa y capaz de recibir correos, y debes poder configurar el reenvío de correo.
2. En tu sitio de Discourse, ve a la configuración del grupo que deseas que reciba correos. Configura lo siguiente:

• Ingresa la dirección de correo electrónico en el campo Custom incoming email address (Dirección de correo entrante personalizada).
• Selecciona Accept emails from anonymous users with no accounts (Aceptar correos de usuarios anónimos sin cuentas).
• Selecciona Accept incoming emails sent to (Aceptar correos entrantes enviados a).

3. Anota la dirección de correo electrónico discoursemail.com que aparece junto a Accept incoming emails sent to. En tu proveedor de correo, configura el reenvío de correos hacia esa dirección.
4. Si tu proveedor de correo envía un correo de verificación, obtén el enlace o el código y úsalo para verificar el reenvío. Puedes encontrarlo en los registros de correos rechazados en /admin/email/rejected si la configuración del sitio block auto generated emails está habilitada; de lo contrario, debería llegar a la bandeja de entrada del grupo.

Configuración de SMTP

1. En tu sitio de Discourse, ve a la configuración del grupo que deseas que reciba correos y abre la pestaña de Correo electrónico.
2. Marca la casilla “Enable SMTP” (Habilitar SMTP) y completa la configuración de tu servidor SMTP. Algunos proveedores de correo como Google requieren que uses una contraseña de aplicación para cumplir con los requisitos de autenticación en dos pasos (2FA). Ofrecemos una opción de autocompletado para Gmail.
3. Haz clic en el botón “Test Settings” (Probar configuración). Si la configuración es correcta, podrás guardar. De lo contrario, recibirás un mensaje de error útil.
4. Una vez guardada la configuración, ¡SMTP estará habilitado para el grupo! Todos los correos enviados como respuestas a temas en ese grupo se enviarán mediante SMTP, a cada usuario en el tema que no sea miembro del grupo. Los miembros del grupo siguen recibiendo notificaciones a través de la dirección normal discoursemail.com.

Para deshabilitar SMTP para el grupo, simplemente desmarca “Enable SMTP” y haz clic en el botón Guardar.

Opciones adicionales

Las siguientes opciones no son obligatorias, pero pueden ayudar a mejorar el funcionamiento de tu configuración de soporte por correo electrónico.

• Habilita la configuración del sitio allow staff to tag pms para permitir que tu equipo organice los mensajes privados con etiquetas.
• Habilita la configuración del sitio enable whispers para que tu equipo pueda discutir los mensajes de la bandeja de entrada grupal internamente sin enviar correos al cliente.
• Habilita la configuración del sitio canned replies para permitir que tu equipo responda rápidamente a preguntas frecuentes utilizando una plantilla.
• Por defecto, los correos generados automáticamente son rechazados por Discourse. Evita esto deshabilitando la configuración del sitio block auto generated emails.
• Filtra algunos correos no deseados y masivos para que no lleguen a tu sitio creando un filtro en tu sistema de correo que solo envíe correos dirigidos, por ejemplo, a soporte@ejemplo.com, en lugar de reenviar todos los correos.
• Si tienes múltiples direcciones de correo que deseas reenviar a una sola bandeja de entrada grupal, ingrésalas en el campo Custom incoming email address como una lista separada por barras verticales, así: soporte@ejemplo.com|facturacion@ejemplo.com|webmaster@ejemplo.com. Ten en cuenta que la última dirección de correo en esta lista separada por barras verticales siempre será la dirección @discoursemail.com y es necesaria para que funcione el reenvío de correos.
• En la pestaña de Correo electrónico del grupo, puedes habilitar la configuración “Allow unknown sender topic replies” (Permitir respuestas a temas de remitentes desconocidos). Por defecto, esto está desactivado, pero si alguien tiene activado el reenvío automático de su correo y responde desde una cuenta de correo diferente, se creará un nuevo tema a partir de su respuesta. Se recomienda que actives esta opción.

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Actualmente estamos utilizando esto para nuestras propias bandejas de soporte en Meta con gran éxito. Esta característica está actualmente habilitada para nuestros clientes alojados en Teams, y nuestros clientes alojados en Enterprise pueden contactarnos para habilitar SMTP en su sitio.

[sunjam (james.network)]

¡Esto es totalmente increíble! Espero poder implementarlo algún día en nuestra instancia.

[maiki]

@martin

Esta función está actualmente habilitada para nuestros clientes alojados en Teams, y nuestros clientes alojados en Enterprise pueden contactarnos para habilitar SMTP en su sitio.

¿Eso significa que Teams puede utilizarse como bandejas de entrada para grupos de soporte? ¿Cómo interactúa esto con el límite de usuarios? ¿Los usuarios anónimos ocupan espacios en los equipos?

[tobiaseigen]

¡Sí! Significa que puedes usar Teams para bandejas de soporte. Las personas con las que intercambias correos electrónicos reciben cuentas de usuario provisionales que no se cuentan dentro de los límites de usuarios. Consulta el tema de soporte de Teams para obtener más detalles.

https://support.teams.discourse.com/docs?topic=106

[downey (Michael Downey)]

Puede que esté malinterpretando esta nueva función, pero ¿existe algún plan para agregar la misma funcionalidad de “dirección de envío personalizada” a las categorías individuales y no solo a la configuración de grupos?

[tobiaseigen]

No, por desgracia no. SMTP está diseñado únicamente para buzones de grupo.