Использование Discourse для организации повесток встреч

Поддержка
1

Я состою в клубе, который использует Discourse, и у нас есть категория «Комитет».

Я ищу советы и рекомендации по тому, как сделать процесс работы с документами для собраний более плавным и обеспечить их завершение вовремя.

Я подумал о использовании тега, например meetingagenda-ггммдд, где ггммдд — это дата, и создании отдельной темы для каждого пункта повестки дня.

2

У нас есть ежедневная асинхронная «встреча», которая проходит через тему, автоматически создаваемую каждый день; это может дать вам некоторые идеи:

Мы также создаем аналогичные темы с помощью Zapier, как описано в ссылке выше, для еженедельных и полумесячных встреч. Zapier использует свои функции вычисления дат, чтобы вставлять номер недели по ISO в еженедельные встречи, определять дату следующей встречи и т. д.

Для очных встреч, используя эти автоматизированные новые темы, мы просим участников добавлять пункты повестки дня и любые другие необходимые документы для встречи, чтобы мы могли сразу перейти к соответствующей теме со всеми материалами. После проведения встреч мы публикуем в той же теме их резюме и заметки.

3

Такая исходная идея звучит как слишком много работы.

Ваше предложение

Предлагаемая структура создаёт огромную нагрузку для каждого собрания.

  • Ваше собрание превращается в документы, тогда как большинство из нас делает собрание одним документом.
  • Вам приходится создавать отдельный тег для каждого собрания только потому, что вы разбиваете событие на отдельные темы.
  • Вам, вероятно, всё ещё придётся решать проблему упорядочивания повестки дня и тем протокола, чтобы они отражали фактическую последовательность обсуждения. Если такая последовательность необходима, вы, скорее всего, будете нумеровать или проставлять временные метки на названиях тем.
  • Просто просмотр записи собрания для подтверждения точности протокола становится настоящей задачей. Мне приходится заходить в несколько тем, а не просто прокручивать одну.

Тег кажется слишком узкоспециализированным:

  • Я считаю, что тег, идентифицирующий одно конкретное событие, — это пустая трата усилий. Гораздо полезнее тег, идентифицирующий повторяющееся событие, например, тег «Собрание».
  • Вместо этого тег, который вы предлагаете, можно размещать в названии каждой темы, и вы сможете искать эту конкретную строку.
  • Теги обычно работают лучше, когда их можно настроить заранее и использовать для множества тем на протяжении всего существования форума.
  • Если я забуду добавить правильный тег к теме, как тогда кто-либо, не присутствовавший на собрании, узнает, что тема отсутствует?
  • Название тега должно начинаться с даты, так как это ускорит выбор тега при его создании.
  • Нужен ли вам длинный префикс «повестка дня собрания-», если это может быть группой тегов?
  • Нужен ли вам текст метки тега «повестка дня», ведь тогда, возможно, потребуется отдельный тег для завершённых собраний?

Наше предложение

У нас есть тема собрания:

  • До собрания это повестка дня.
  • После собрания она становится протоколом.

Мы создаём посты внутри темы для каждого обсуждаемого пункта:

  • Последовательность постов соответствует последовательности обсуждения.
  • Каждое обсуждение представляет собой список утверждений, обобщающих сказанное каждым участником, если это значимо и релевантно.

Для более крупных обсуждений мы часто используем ссылки на соответствующие темы или создаём новую тему для продолжения обсуждения за пределами собрания.

Мы используем две группы тегов:

  • Период, который представляет собой номер года.
  • Документ, который обычно равен Команда для собраний команды, поскольку мы не ограничиваем доступ к комитетским собраниям ни одному из участников.

Рассмотрим, как можно использовать посты

Наименьшей дискретной единицей в Discourse является пост, поэтому то, как вы используете посты, влияет на то, как вы используете темы. К слову, цитаты могут ссылаться на часть поста, но не на исходную запись целиком.

Мы используем посты для каждого пункта обсуждения. То, что вы предлагаете, имеет смысл для меня только в том случае, если вы планируете записывать обмен мнениями каждого участника как отдельный пост. В таком случае ваша тема становится пунктом обсуждения, а группа тем — собранием.

Структура Тема на собрание Тема на пункт
Собрание Тема Тег
Пункт Пост Тема
Участие Абзац Пост

Если в повестке 7 пунктов и у пяти человек есть значимое замечание по каждому пункту, то объём необходимой работы будет следующим:

Необходимая работа Тема на собрание Тема на пункт
Создано тем 1 7
Создано постов 7 35
Создано тегов 0 1

В любом случае, я думал о создании отдельного поста для каждой высказанной точки зрения. Это сделало бы очное собрание похожим на краткое онлайн-собрание.

Так, вместо постов вроде этого:

Мэтью:
20:20 Новая брошюра
Питер представил новый дизайн.
Джон хотел сгиб C, а не Z.
Джеймс предложил провести голосование.
Было решено сделать сгиб C.

Мы могли бы иметь посты вроде этого:

Мэтью:
20:20 Новая брошюра

Питер:
Представил брошюру

Джон:
Предложил сгиб C вместо Z

Джеймс:
Предложил провести голосование, которое было принято

Мэтью:
Сгиб C утверждён.

Мэтью как секретарь (составляющий протокол) мог бы создать исходные посты, а затем, обладая соответствующими привилегиями, изменить владельца каждого поста на того, кого он обобщает.