Когда администратор преобразует тему в личное сообщение, его браузер автоматически загружает ЛС сразу после успешного завершения операции.
Участники личного сообщения должны проверить временную метку в журнале действий персонала (который, как я предполагаю, вы им предоставляете), чтобы точно определить, какие сообщения были видны администратору. В данном случае это должны быть именно те сообщения, которые ранее были публичными.