SMTP-Unterstützung für Gruppen-Posteingänge

[martin (Martin Brennan)]

Wir freuen uns, Ihnen die Unterstützung für den Versand von Gruppen-E-Mails über SMTP mitteilen zu können. Diese Funktion verbessert die Erfahrung bei der Nutzung des Posteingangs einer Gruppe in Discourse, sodass dieser eher wie ein Support-Posteingang funktioniert. Die Nutzung dieser Funktion bietet einige Vorteile.

Warum ist das wichtig?

Standardmäßig verwendet Discourse bei der Konfiguration für alle ausgehenden E-Mails eine einzelne SMTP-Konfiguration.

Das bedeutet, dass „Benachrichtigungen“, „Mailinglisten-Abonnements“, „Zusammenfassungen“ und vieles mehr alle von einem einzigen Endpunkt unter Verwendung einer einzigen E-Mail-Adresse versendet werden.

Wenn Sie Discourse als Support-Portal nutzen, ist dieses Verhalten möglicherweise nicht wünschenswert.

1. Sie bevorzugen möglicherweise einen besseren Alias für Ihren Gruppen-Posteingang anstelle der Verwendung von Plus-Adressierung, z. B. support+gruppe@ihremail.com.
2. Wenn Sie die Weiterleitung von E-Mails von support@ihremail.com konfigurieren, möchten Sie wahrscheinlich, dass Antworten auf E-Mails an Benutzer ebenfalls von support@ihremail.com gesendet werden.

Wenn SMTP für eine Gruppe konfiguriert ist:

• Alle E-Mails werden von Ihrer SMTP-E-Mail-Adresse gesendet, z. B. support@beispiel.de, anstatt von der Adresse ihreseite@discoursemail.com.
• Benutzer können direkt auf diese E-Mails unter support@beispiel.de antworten, und ihre Antworten werden im richtigen Thema in Discourse erstellt.
• Nur eine E-Mail wird gleichzeitig an alle Teilnehmer der Gruppenthema-Konversation gesendet, wobei die Teilnehmer als CC in die Diskussion einbezogen werden.
• Eine optimierte Vorlage für E-Mails, die von Ihrem Gruppen-Posteingang gesendet werden.

Hier ist ein Beispiel dafür, wie eine E-Mail, die über Gruppen-SMTP gesendet wird, in Gmail aussieht:

Konfiguration

Zunächst müssen Sie die Site-Einstellung SMTP aktivieren sowie E-Mail-Eingang aktiviert haben.

1. Legen Sie die E-Mail-Adresse fest. Damit dies funktioniert, muss die Adresse bereits aktiv sein und E-Mails empfangen können, und Sie müssen in der Lage sein, eine E-Mail-Weiterleitung einzurichten.
2. Gehen Sie auf Ihrer Discourse-Website zu den Einstellungen für die Gruppe, die E-Mails empfangen soll. Konfigurieren Sie wie folgt:

• Geben Sie die E-Mail-Adresse im Feld Benutzerdefinierte eingehende E-Mail-Adresse ein.
• Wählen Sie E-Mails von anonymen Benutzern ohne Konten akzeptieren.
• Wählen Sie Eingehende E-Mails an akzeptieren.

3. Notieren Sie sich die discoursemail.com-E-Mail-Adresse, die neben Eingehende E-Mails an akzeptieren aufgeführt ist. Konfigurieren Sie in Ihrem E-Mail-Anbieter die Weiterleitung von E-Mails an diese Adresse.
4. Wenn Ihr E-Mail-Anbieter eine Bestätigungs-E-Mail sendet, holen Sie sich den Link oder den Code und verwenden Sie ihn, um die Weiterleitung zu bestätigen. Sie finden ihn in den Protokollen abgelehnter E-Mails unter /admin/email/rejected, wenn die Site-Einstellung Automatisch generierte E-Mails blockieren aktiviert ist. Andernfalls sollte sie im Gruppen-Posteingang landen.

SMTP-Einstellungen

1. Gehen Sie auf Ihrer Discourse-Website zu den Einstellungen für die Gruppe, die E-Mails empfangen soll, und öffnen Sie den Tab „E-Mail“.
2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „SMTP aktivieren“ und füllen Sie Ihre SMTP-Server-Einstellungen aus. Einige E-Mail-Anbieter wie Google erfordern die Verwendung eines App-Passworts, um die Anforderungen für die Zwei-Faktor-Authentifizierung zu umgehen. Wir bieten eine Voreinstellungsoption für Gmail an.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Einstellungen testen“. Wenn die Einstellungen in Ordnung sind, können Sie speichern. Andernfalls sollten Sie eine hilfreiche Fehlermeldung erhalten.
4. Sobald die Einstellungen gespeichert sind, ist SMTP für die Gruppe aktiviert! Alle E-Mails, die als Antworten auf Themen in dieser Gruppe gesendet werden, werden über SMTP versendet, an jeden Benutzer im Thema, der kein Mitglied der Gruppe ist. Mitglieder der Gruppe erhalten weiterhin Benachrichtigungen über die normale discoursemail.com-Adresse.

Um SMTP für die Gruppe zu deaktivieren, deaktivieren Sie einfach die Option „SMTP aktivieren“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“.

Zusätzliche Optionen

Die folgenden Optionen sind nicht erforderlich, können jedoch dazu beitragen, die Funktionsweise Ihrer E-Mail-Support-Einrichtung zu verbessern.

• Aktivieren Sie die Site-Einstellung Ermöglichen, dass Mitarbeiter PNs mit Tags versehen, damit Ihr Team persönliche Nachrichten mit Tags organisieren kann.
• Aktivieren Sie die Site-Einstellung Flüstern aktivieren, damit Ihr Team Gruppen-Posteingangsnachrichten intern besprechen kann, ohne den Kunden per E-Mail zu kontaktieren.
• Aktivieren Sie die Site-Einstellung Vorlagenantworten, damit Ihr Team häufig gestellten Fragen schnell mit einer Vorlage antworten kann.
• Standardmäßig werden automatisch generierte E-Mails von Discourse abgelehnt. Verhindern Sie dies, indem Sie die Site-Einstellung Automatisch generierte E-Mails blockieren deaktivieren.
• Filtern Sie einige Spam- und Massene-Mails heraus, die Ihre Website erreichen, indem Sie in Ihrem E-Mail-System einen Filter erstellen, der nur E-Mails sendet, die an z. B. support@beispiel.de adressiert sind, anstatt alle E-Mails weiterzuleiten.
• Wenn Sie mehrere E-Mail-Adressen haben, die Sie in einen Gruppen-Posteingang weiterleiten möchten, geben Sie sie als durch Pipe getrennte Liste im Feld Benutzerdefinierte eingehende E-Mail-Adresse ein, wie folgt: support@beispiel.de|rechnung@beispiel.de|webmaster@beispiel.de. Beachten Sie, dass die letzte E-Mail-Adresse in dieser durch Pipe getrennten Liste immer die @discoursemail.com-Adresse ist und für die Funktionsweise der E-Mail-Weiterleitung erforderlich ist.
• Im Tab „E-Mail“ der Gruppe können Sie die Einstellung „Antworten von unbekannten Absendern auf Themen zulassen“ aktivieren. Standardmäßig ist diese deaktiviert, aber wenn jemand die automatische Weiterleitung für seine E-Mail aktiviert hat und von einem anderen E-Mail-Konto antwortet, wird ein neues Thema aus seiner Antwort erstellt. Es wird empfohlen, dies zu aktivieren.

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Wir verwenden dies derzeit mit großem Erfolg für unsere eigenen Support-Posteingänge auf Meta. Diese Funktion ist derzeit für unsere Teams-gesponserten Kunden verfügbar, und unsere Enterprise-gesponserten Kunden können uns kontaktieren, um SMTP für ihre Website zu aktivieren.

[sunjam (james.network)]

Das ist absolut großartig! Ich freue mich darauf, es eines Tages vielleicht auf unserer Instanz einzuführen!

[maiki]

@martin

Diese Funktion ist derzeit für unsere bei Teams gehosteten Kunden verfügbar, und unsere Enterprise-gehosteten Kunden können uns kontaktieren, um SMTP für ihre Site zu aktivieren.

Bedeutet das, dass Teams als Support-Posteingänge genutzt werden können? Wie wirkt sich das auf das Benutzerlimit aus? Belegen anonyme Nutzer Team-Plätze?

[tobiaseigen]

Ja! Das bedeutet, dass Sie Teams für Support-Postfächer nutzen können. Die Personen, mit denen Sie E-Mails austauschen, erhalten gestaffelte Benutzerkonten, die nicht auf die Benutzerlimits angerechnet werden. Weitere Informationen finden Sie im Thema Teams-Support.

https://support.teams.discourse.com/docs?topic=106

[downey (Michael Downey)]

Ich habe diese neue Funktion vielleicht missverstanden, aber gibt es einen Plan, die gleiche Art von “benutzerdefinierten Absenderadressen” auch für einzelne Kategorien und nicht nur für die Gruppenkonfiguration hinzuzufügen?

[tobiaseigen]

Nein, leider nicht. SMTP ist nur für Gruppenpostfächer vorgesehen.