Я бы создал группу Keyholder, требующую запроса на вступление. Затем создал бы категорию, видимую для всех, но отвечать в темах могли бы только Keyholders. После этого создал бы тему с календарём комнаты в первом сообщении. Таким образом, календарь будет виден всем, но добавлять события смогут только Keyholders. Это не идеально, так как у вас будет целая категория, посвящённая контролю доступа к одной теме. 
Не уверен, что это возможно с помощью плагина Calendar. Он не отслеживает пересечения событий, поэтому единственное, что мешает людям бронировать оборудование вне положенного времени, — это ручная проверка календаря участниками. Кроме того, люди, бронирующие оборудование, обладают ли ролью Keyholder? Если нет, то блокировка их ответов может стать проблемой.
Учитывая, что вам нужен ещё один календарь и ещё одна роль, я задаюсь вопросом, не лучше ли положиться на честность участников, чем пытаться настроить систему принуждения к правилам. Например, создать открытую категорию для всех календарей и отдельную тему для каждого конкретного календаря. Возможно, назначить людей в группы, чтобы участники могли отслеживать, кто есть кто, и использовать социальное давление, чтобы предотвратить несанкционированное бронирование комнат и оборудования. Но не пытаться ограничивать людей с помощью программного обеспечения.
Также см.:
Попробуйте этот вариант, и если у вас не получится, возможно, стоит обратиться за помощью в канал Marketplace.