¿Tienes alguna sugerencia sobre cómo manejar esto mejor?
Este es un problema que personalmente nunca he enfrentado, así que tengo curiosidad por saber si tienes alguna recomendación 
Hasta ese momento, creo que @KhoiUSA, @Ed_S y @ondrej lo clavaron en sus respuestas iniciales:
Nota rápida: al mirar a través de la lente de Personas, Procesos, Tecnología; muchas veces, nosotros los administradores de la comunidad buscamos en la Tecnología soluciones, mientras que a menudo es mucho mejor lidiar primero con la parte de las Personas