Por qué deberías usar Discourse internamente para tu empresa/equipo en lugar de Slack (caso de uso de 4 años)

Alabanza
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Hemos estado utilizando Discourse como la herramienta principal para la comunicación, el mantenimiento de registros, la documentación de investigaciones y el diario de laboratorio durante más de 4 años.

Argumentaré que la mayoría de las empresas se beneficiarían enormemente al tener Discourse como su principal herramienta de comunicación en lugar de Slack, cadenas de correo electrónico y WhatsApp.

Se reduce a esto: Si crees que hay algún valor en las conversaciones entre empleados para la reflexión futura, entonces necesitas Discourse.
La simple razón es que las aplicaciones de mensajería instantánea basadas en canales (Slack, etc.) son buenas precisamente para eso: conversaciones instantáneas que nadie querría revisar a menos que busque algo muy específico. Tienden a entrelazar múltiples conversaciones en un solo canal largo con miles de líneas y cientos de subconversaciones.
Por el contrario, Discourse divide inherentemente las conversaciones en categorías, temas y etiquetas, lo que lo hace muy poderoso para que los miembros del equipo se familiaricen con temas específicos, áreas de investigación y conversaciones relacionadas, simplemente leyendo los temas de Discourse como un diario y no tratando de extraer lo que sucedió de un canal que tenía otros 6 temas de conversación, incluida la orden de almuerzo de todos fusionada en una sola transmisión de texto.
Si su empresa/equipo/laboratorio participa en algún tipo de I+D, creo que Discourse es imprescindible.

Chat - El eslabón perdido

No todas las conversaciones son minas de oro de información… de hecho, muchas conversaciones son cosas del día a día como: consultas, preguntas, sesiones rápidas de lluvia de ideas que no necesariamente dan lugar a un tema propio. Sin mencionar declaraciones como “Tengo este error y este registro de errores, ¿alguien sabe qué significa?” o “¿Qué vamos a comer hoy?”. Por lo tanto, Slack tenía que seguir ahí para que todos pudieran comunicarse de manera rápida y eficiente. ¡Con la introducción del Chat en Discourse, todas las formas de conversación y discusión podrían integrarse en una gran plataforma!

Nuestra configuración - Rápida y segura

Instalamos Discourse en AWS EC2, en los primeros dos años éramos un equipo pequeño de ~5 personas, por lo que t3.small era más que suficiente. Hoy somos más grandes y ricos, por lo que podemos permitirnos un m5.xlarge.
Dado que ejecutamos un servidor AWS, podemos otorgarle permisos a un bucket S3, por lo tanto, habilitar fácilmente el almacenamiento de objetos S3 para cargas para que todos los archivos adjuntos, imágenes, excels, csv, pdf se respalden de forma segura.
Habilitamos Cargas Seguras que protegen nuestros datos (Configuramos Discourse en modo de solo invitación y denegamos el acceso al foro o a los archivos a cualquier visitante no registrado).
Nota: Por supuesto, ignoramos la recomendación de usar CDN, ya que iría en contra del propósito de las cargas seguras.

Plugins para la productividad

  • Asignar → asignar temas a personas es una buena manera de que un miembro del equipo sea responsable de un ticket/incidencia/proyecto.
  • Matemáticas → Si investigas, necesitas soporte para Latex y ecuaciones.
  • Reacciones → Esto es simplemente comunicación moderna. Debería estar integrado en Discourse, en mi opinión.
  • Ediciones Compartidas → Muy útil para que los equipos compartan y editen wikis u otras páginas de conocimiento/información.
  • Quién está en línea → En un equipo, es imprescindible saber quién está en línea.
  • Nota al pie → Las empresas necesitan aspectos legales… este es el lugar para escribir una cláusula de confidencialidad.
  • Podría argumentarse que Calendario es útil, pero la forma en que está implementado y funciona no es una buena opción para nosotros. Votación de Temas es otro potencialmente útil.

Componentes de tema:

  • Enlaces de encabezado personalizados → Coloca los enlaces importantes de la empresa/equipo en el encabezado. Tenemos un tablero de vacaciones, “mis tareas” (para el plugin de asignación), enlace a nuestro tablero de Jira…

  • Previsualizaciones de PDF + Lightboxes de iframe → instalando ambos juntos y configurando los orígenes de iframe para incluir su propio dominio, todos los archivos PDF cargados en el foro aparecerán abiertos en línea con los hilos y tendrán un botón para expandir a vista completa. Los PDF son muy, muy útiles y de esta manera es fácil compartirlos.

  • Barra lateral de chat de Discourse → Lleva el chat al frente, todos usamos pantallas de 24 a 27 pulgadas y queremos trasladar toda la acción de Slack/WhatsApp a Discourse.

  • Menciones honoríficas:
    ** gifs de discourse que deberían estar integrados en Discourse, en mi opinión.
    ** Tablero Kanban de Discourse que no reemplaza a Jira, pero ayuda con las tareas de alto nivel y funciona bien con el plugin “assign”. Solo necesita configurarse correctamente y no fue trivial hacerlo.
    ** Alternador de tema de barra lateral solo usamos el tema oscuro/claro predeterminado, así que dejamos que el usuario elija fácilmente su preferencia.

Conclusión

En primer lugar, gracias al increíble e inspirador equipo de Discourse :clap:
¡Discourse es una plataforma de comunicación sólida como una roca, rápida y segura, sin concesiones, y espero que más equipos se inspiren a usarla para empresas, equipos de laboratorios universitarios, startups y más!

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Me encantan tus ideas sobre cómo usas Discourse. Aquí tienes una llamada conveniente a otros lectores :loudspeaker: para que nos cuentes más sobre cómo podrías estar usando Discourse internamente. Esto realmente nos ayuda a aprender qué está funcionando y a priorizar la corrección de lo que no funciona.

Nosotros mismos usamos Discourse internamente, así que es divertido escuchar sobre nuestras similitudes y diferencias (¡no muchas!).

:writing_hand:t2: Tomando notas – ¡Lo tendremos en cuenta, gracias!

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Gracias por las ideas. Me hiciste pensar en la combinación tradicional de chat, por ejemplo, Slack, Mattermost, Rocketchat, más el intercambio de conocimientos, por ejemplo, Confluence, frente a Discourse como plataforma para manejar todo eso.

Dado que alojas tu propia instancia de Discourse, ¿cómo manejas las notificaciones en el teléfono? Mi entendimiento puede estar un poco desactualizado, pero en la web, podemos pedir a los usuarios que habiliten sus navegadores para enviar notificaciones desde el sitio. En el móvil, no creo que se envíen notificaciones a la pantalla de bloqueo del teléfono a menos que la instancia de Discourse sea alojada por Discourse. ¿Cómo manejas las notificaciones de respuestas de chat / respuestas de temas cuando a menudo hay sensibilidad temporal asociada con ellas?

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Debo admitir que las notificaciones push son un punto débil en este momento.
Las notificaciones push integradas funcionan (más o menos…) para usuarios de Android y de escritorio, pero no para usuarios de iPhone.

El problema con las notificaciones push, en mi opinión, es que hay demasiados obstáculos para que lleguen a los usuarios. Tienes que habilitarlas en las preferencias personales de Discourse, tienes que permitirlas en el navegador, tienes que permitirlas en el sistema Android/Windows. Si alguno de los tres bloquea las notificaciones, los usuarios no las reciben. Personalmente, aunque quiero activamente las notificaciones push, siempre descubro que dejan de funcionar después de un período de tiempo aleatorio. ¿Quizás debido a actualizaciones del navegador? No tengo idea. Así que, incluso dentro de Android, no puedo decir que realmente funcione como me hubiera gustado.

Ayer probé las notificaciones de Pushover, esa solución funciona funcionalmente en Android/Apple/Windows, sin embargo, tiene dos grandes fallos (por eso no terminé usándola):

  1. Requiere que cada usuario instale una aplicación de terceros en su teléfono y copie manualmente su user_id en la página de preferencias de Discourse :grimacing:
  2. La notificación aparece y, en lugar de llevarte directamente al chat/tema de Discourse, te lleva a la aplicación Pushover, desde allí puedes hacer un segundo clic en la URL del chat/tema. Puede sonar un poco mezquino, pero en lo que respecta a las notificaciones de mensajería directa, agregar una aplicación intermediaria entre tu mensaje de notificación push y el lugar al que realmente quieres ir, debilita la experiencia.

Discourse siempre está mejorando, con decenas de commits por día, así que sigo siendo optimista de que las notificaciones push mejorarían. Mi escenario ideal sería una aplicación nativa de Android/iOS de código abierto que pueda ser personalizada y enviada a Play/App Store por el administrador. Pero quizás trabajar a través de terceros como OneSignal y similares podría ser más simple y lograr el mismo propósito.

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Gracias por probar las opciones de notificación push. Esa es mi impresión también, que hay demasiada fricción sin importar cuáles sean las opciones. No es un problema específico de Discourse, sino un problema que frena a Discourse y plataformas similares para que sean adoptadas de manera más amplia: las notificaciones y la retención de usuarios a partir de las notificaciones.

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Absolutamente estamos pensando en las notificaciones push, lo complicado es que simplemente no queremos manejar datos de foros que no alojamos nosotros.

Existen soluciones técnicas, podríamos decir “Oye teléfono, el sitio X quiere que te actualices”, esto podría sortear la principal limitación aquí. Quizás haya una forma de cifrar las cargas útiles también, lo que podría resolver esto.

Hoy en día, las PWA en iPhone (siempre que no estés en Europa) y las PWA en Android funcionan bastante bien. Pero el obstáculo de Europa nos hace pensar mucho más en la aplicación.

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Solo secundaré la parte de abajo

Encuentro que las notificaciones de PWA funcionan bien en Android cuando está funcionando, pero esta tiende a ser la minoría del tiempo debido a cuánto tiempo me lleva notar cuándo deja de funcionar.

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Hemos realizado muchas correcciones recientemente, mis notificaciones PWA en mi teléfono han sido sólidas durante meses. No digo que esto esté resuelto de ninguna manera, pero si el punto de datos es “Tuve problemas el año pasado”, entonces recomendaría encarecidamente que lo intentes de nuevo.

Dicho esto… que Apple elimine las PWA en Europa significa que tenemos que lidiar con este problema y lo haremos.

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Si por el año pasado te refieres a diciembre de 2023, entonces tal vez eso coincida con el momento. Es difícil saber cuándo deja de funcionar porque la falta de notificaciones no es una señal obvia. La última vez que dejó de funcionar para mí fue en algún momento entre diciembre y enero.

Según mi experiencia hasta ahora, ha sido un ciclo de ~1 mes de notificaciones y ~2 meses en los que no me doy cuenta de que están desactivadas. Luego las activo para reiniciar el ciclo. Lo intentaré de nuevo y espero que no vuelva a suceder. Una preocupación mayor es que soy, con diferencia, el mayor usuario de mi sitio. El usuario promedio no presta atención a estas cosas como yo. Apuesto a que en este momento solo una pequeña fracción de ellos ha visitado la configuración de notificaciones más de una vez.

Acabo de comprobarlo ahora con el explorador de datos y tengo 30 usuarios activos con un registro de push_subscriptions en un sitio con 450-500 usuarios que lo visitan diariamente. Eso es una tasa de uso de alrededor del 6%. Un tercio de ellos se ha actualizado desde 2024.

Agradezco todo el trabajo realizado en este frente y entiendo que mucho depende de factores externos (es decir, Apple, Google). Pero solo quiero expresar mi opinión de que “funciona bastante bien” no se alinea ni con mi experiencia ni con la del OP.

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Lo cual, como sabemos, ya no es el caso.

¡Aún quiero ver a Discourse como un estandarte para la implementación de PWA y la lucha por la hegemonía de las notificaciones push!

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También hay un plugin de Tickets que puede ayudar a acercarse a Jira.

También hay una versión de plugin de vistas previas de PDF en línea que, si mal no recuerdo, también funciona con dispositivos móviles.

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Usamos Discourse send PDF inline sin quejas.

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De hecho, según recuerdo, tu plugin también permite que esto funcione en dispositivos móviles. Aún necesito instalarlo. Impresionante adición al plugin.

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@Alon1 Es genial ver algo de discusión sobre comunidades internas, ya que conllevan sus propios desafíos únicos. En particular, la moderación puede ser una bestia muy diferente. Las publicaciones NSFW y de spam están prácticamente fuera de alcance, pero su reemplazo es la importancia de la fidelidad del tema, la claridad y la adherencia a los requisitos de confidencialidad.

Tengo curiosidad, ¿qué tipo de cosas has hecho para garantizar que la calidad del tema sea alta? ¿Cómo es tu equipo de moderación y qué tan difícil fue hacer que la gerencia entendiera esta necesidad?

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Gracias por este informe tan interesante y útil.

Mi camino es similar, utilizando Discourse para construir mis infraestructuras virtuales personales y organizacionales.

Soy principalmente un emprendedor individual con algunos proyectos centrales en curso durante décadas. Por lo tanto, necesito herramientas para iniciar nuevos caminos y subproyectos (y sub-subproyectos) y tareas sobre la marcha.

Estos son escritos y colecciones de investigaciones relacionadas.

Utilizo y pruebo muchas herramientas y plataformas diversas de código abierto (así como de pago, no discrimino) para lograr eficiencia y simplicidad.

En los últimos años, he encontrado que Discourse y Ghost son los que con más frecuencia están en el centro de mis diversos flujos de trabajo.

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¡Estás planteando un punto importante!
Cada foro tiene una cultura que se construye a su alrededor y un status quo que se forma con el tiempo.
Cuando comencé a usar Discourse como medio para comunicarme entre miembros del equipo, preservar ideas de investigación, seguir conversaciones mejor que las cadenas de correo electrónico, etc., al principio de COVID19, quería asegurarme de que esta herramienta se usara correctamente, al menos según mi visión de lo que era “correcto”.
En mi caso no fue tan difícil porque éramos un equipo de 7 personas en total y podía guiar literalmente a cada persona del equipo para crear temas bien separados en su materia, pero sin duplicar el mismo tema en varios temas. Que las respuestas se escriban pensando en el valor futuro (por ejemplo, ¿hiciste un experimento? descríbelo, da contexto, muestra qué y cómo lo hiciste, usa gráficos con etiquetas en los ejes… para que cuando leas esta publicación en unos meses, tenga valor para ti), poner las cosas en la categoría correcta, ser eficiente - escribir la mayor cantidad de información con la mínima cantidad de palabras, ser amable, y así sucesivamente.
Una vez que tienes una buena cultura central, cada nuevo empleado que se une a la empresa la adopta de forma natural con una guía mínima.
Todavía tengo conversaciones ocasionales con personas específicas sobre cómo sus temas y respuestas podrían ser mejores. Esto ayuda a mantener una buena cultura.
En resumen, creo que si trabajas en tu cultura central cuando eres pequeño, se escala bien cuando creces.

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¿Cómo lo manejas si tienes discusiones entre departamentos, pero no quieres hacer que todos los usuarios sean miembros del grupo de otros departamentos? ¿O tal vez tienes todas las discusiones disponibles para todos? En mi caso, algunas discusiones a nivel de departamento deberían estar ocultas para todos los demás.

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Todos pertenecen a uno o más grupos, y gestioné permisos específicos para acceder a categorías específicas.
Si bien hay dos categorías abiertas a todos los grupos, algunas categorías específicas del departamento solo están disponibles para los grupos relevantes.

La capacidad de tener una persona en más de un grupo resuelve este problema. Puede diseñar un grupo para empleados de varios departamentos, manteniendo su grupo principal relativo a su departamento original.

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En mi opinión, esta es una de las decisiones más importantes que se deben tomar para las comunidades internas y no debe apresurarse. Somos principalmente una comunidad interna de desarrolladores, así que opté por un enfoque basado en herramientas. Esta decisión por sí sola ha derribado silos y, al mismo tiempo, ha satisfecho a la oficina de seguridad de la información en términos de restricción de información. Fuimos por el mismo camino que @Alon1, teniendo usuarios en múltiples grupos; simplemente únete al grupo para la herramienta que te interese.

También tenemos una política en toda la plataforma que prohíbe la información confidencial y específica del proyecto; casi todos los problemas se pueden describir sin mencionar al cliente.

¿Cómo lograste que la gerencia entendiera esto? Incluso presentándoles ejemplos de comunidades fallidas, realmente no pueden comprender la seriedad de este problema y lo ven como pedante. Hemos tenido una cultura decente hasta ahora, pero la gerencia está obsesionada con escalar sin importar qué. Es bueno que valoren la plataforma, pero es problemático que no comprendan que su valor proviene de la cultura que hemos construido, algo que actualmente está amenazado por escalar demasiado rápido.

Otro problema que hemos enfrentado es que todos quieren su propia Categoría. Para cualquiera que esté considerando una comunidad interna, solo sepa que es una parte muy agotadora del trabajo decir no a los gerentes que están acostumbrados a escuchar sí todo el tiempo :sweat_smile:

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De hecho, los permisos de categoría son muy valiosos.

Un departamento podría tener 2 grupos, por ejemplo. 1 que alberga a los líderes (aquellos que en algunas categorías podrían tener permiso para crear temas). Aunque también se puede hacer esto con grupos de etiquetas restringidos a un grupo específico.

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