Perché usare Discourse internamente per la tua azienda o team al posto di Slack (utilizzo da 4 anni)

Lode
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Utilizziamo Discourse come strumento principale per la comunicazione, la conservazione dei record, la documentazione della ricerca, lo strumento di diario di laboratorio da oltre 4 anni.

Sosterrò che la maggior parte delle aziende trarrebbe grande beneficio dall’avere Discourse come strumento di comunicazione principale anziché catene di Slack e email e WhatsApp.

Si riduce a questo: Se credi che ci sia del valore nelle conversazioni tra dipendenti per future riflessioni, allora hai bisogno di Discourse.
Il semplice motivo è che le app di messaggistica istantanea basate su canali (Slack, ecc.) sono adatte proprio a questo: conversazioni istantanee che nessuno vorrebbe tornare a rivedere, a meno che non stia cercando qualcosa di molto specifico. Tendono a intrecciare più conversazioni in un unico lungo canale con migliaia di righe e centinaia di sotto-conversazioni.
Al contrario, Discourse suddivide intrinsecamente le conversazioni in categorie, argomenti e tag, il che lo rende molto potente per i membri del team per essere aggiornati su argomenti specifici, aree di ricerca e conversazioni correlate semplicemente leggendo gli argomenti di Discourse come un diario e non cercando di estrarre ciò che è accaduto da un canale che aveva altri 6 argomenti di conversazione, inclusi gli ordini del pranzo di tutti fusi in un unico flusso di testo.
Se la tua azienda/team/laboratorio si occupa di qualsiasi tipo di R&S, credo che Discourse sia un must.

Chat - L’anello mancante

Non tutte le conversazioni sono miniere d’oro di informazioni… infatti, molte conversazioni riguardano cose quotidiane come: consultazioni, domande, brevi sessioni di brainstorming che non necessariamente costituiscono un argomento a sé stante. Per non parlare di affermazioni come “Ho questo bug e questo log di errore, qualcuno sa cosa significa?” o “Cosa mangiamo oggi a pranzo?”. Quindi Slack doveva rimanere lì per permettere a tutti di comunicare in modo rapido ed efficiente. Con l’introduzione della Chat in Discourse, tutte le forme di conversazione e discussione potrebbero essere integrate in un’unica grande piattaforma!

La nostra configurazione - Veloce e sicura

Abbiamo installato Discourse su AWS EC2, nei primi due anni eravamo un piccolo team di circa 5 persone, quindi t3.small era più che sufficiente. Oggi siamo più grandi e ricchi, quindi possiamo permetterci un m5.xlarge
Poiché gestiamo un server AWS, possiamo concedergli i permessi per il bucket S3, abilitando così facilmente l’archiviazione di oggetti S3 per i caricamenti in modo che tutti i file allegati, immagini, excel, csv, pdf siano sottoposti a backup in modo sicuro.
Abilitiamo Caricamenti Sicuri che proteggono i nostri dati (Impostiamo Discourse in modalità solo su invito e neghiamo l’accesso al forum o ai file a qualsiasi visitatore non registrato).
Nota: Naturalmente ignoriamo la raccomandazione di utilizzare una CDN poiché ciò vanificherebbe lo scopo dei caricamenti sicuri.

Plugin per la produttività

  • Assegna → assegnare argomenti alle persone è un buon modo per far sì che un membro del team sia responsabile di un ticket/problema/progetto
  • Matematica → Se fai ricerca, hai bisogno del supporto per Latex ed equazioni
  • Reazioni → Questa è solo comunicazione moderna. Dovrebbe essere integrata in Discourse, secondo me.
  • Modifiche Condivise → Molto utile per i team per condividere e modificare wiki o altre pagine di conoscenza/informazioni.
  • Chi è Online → In un team è un must sapere chi è online
  • Nota a piè di pagina → le aziende hanno bisogno di questioni legali… questo è il posto giusto per scrivere una clausola di riservatezza.
  • Si potrebbe sostenere che Calendario sia utile, ma il modo in cui è implementato e funziona non è adatto a noi. Votazione Argomenti è un altro potenzialmente utile.

Componenti Tema:

  • Link Intestazione Personalizzata → Metti i link importanti dell’azienda/team nell’intestazione. Abbiamo una bacheca per le vacanze, “i miei compiti” (per il plugin assegna), un link alla nostra bacheca Jira…

  • Anteprime PDF + Lightbox iframe → installando entrambi insieme e impostando i domini di origine iframe per includere il proprio dominio, tutti i file PDF caricati sul forum appariranno aperti inline con i thread e avranno un pulsante per espandere a visualizzazione completa. I PDF sono molto, molto utili e in questo modo è facile condividerli.

  • Sidebar Chat Discourse → Porta la chat in primo piano, utilizziamo tutti schermi da 24" a 27" e vogliamo spostare tutte le azioni di Slack/WhatsApp in Discourse.

  • Menzioni d’onore:
    ** gif discourse che secondo me dovrebbe essere integrato in Discourse.
    ** Kanban Discourse che non sostituisce Jira ma aiuta con attività di alto livello e funziona bene con il plugin “assegna”. Deve solo essere configurato correttamente e non è stato banale farlo.
    ** Toggle Tema Sidebar utilizziamo solo il tema scuro/chiaro predefinito, quindi lasciamo che l’utente scelga facilmente le proprie preferenze

Conclusione

Prima di tutto, grazie all’incredibile e stimolante team di Discourse :clap:
Discourse è una piattaforma di comunicazione solida, veloce e sicura senza compromessi e spero che più team si lasceranno ispirare ad utilizzarla per Aziende, team di laboratorio universitari, Start-up e altro ancora!

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Amo le tue intuizioni su come utilizzi Discourse. Ecco una comoda chiamata ad altri lettori :loudspeaker: che ci piacerebbe sentire di più su come potresti utilizzare Discourse internamente. Questo ci aiuta davvero a capire cosa sta funzionando e a dare priorità alla correzione di ciò che non funziona.

Noi stessi utilizziamo Discourse internamente, quindi è divertente sentire le nostre somiglianze e differenze (non molte!).

:writing_hand:t2: prendendo appunti – Ci penseremo, grazie!

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Grazie per gli spunti. Mi hai fatto pensare alla combinazione tradizionale di chat - ad esempio Slack, Mattermost, Rocketchat - più condivisione della conoscenza - ad esempio Confluence - rispetto a Discourse come piattaforma per gestire tutto ciò.

Dato che ospitate la vostra istanza Discourse, come gestite le notifiche sul telefono? La mia comprensione potrebbe essere un po’ datata, ma sul web, possiamo chiedere agli utenti di abilitare i loro browser a inviare notifiche dal sito. Su mobile, non credo che le notifiche vengano inviate alla schermata di blocco del telefono a meno che l’istanza Discourse non sia ospitata da Discourse stessa. Come gestite le notifiche delle risposte in chat / risposte ai topic quando spesso c’è una sensibilità temporale associata ad esse?

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Devo ammettere che le notifiche push sono un punto dolente in questo momento.
Le notifiche push integrate funzionano (più o meno..) per gli utenti Android e Desktop, non per gli utenti iPhone.

Il problema con le notifiche push, secondo me, è che ci sono troppi ostacoli affinché raggiungano gli utenti. Devi abilitarle nelle preferenze personali di Discourse, devi consentirle nel browser, devi consentirle nel sistema Android/Windows. Se uno qualsiasi dei tre blocca le notifiche, gli utenti non le ricevono. Personalmente, anche se desidero attivamente le notifiche push, trovo sempre che si interrompano dopo un periodo di tempo casuale. Forse a causa degli aggiornamenti del browser? Non ne ho idea. Quindi, anche all’interno di Android, non posso dire che funzioni davvero come avrei voluto.

Ieri ho provato le notifiche Pushover, quella soluzione funziona funzionalmente su Android/Apple/Windows, tuttavia, ha due grossi difetti (motivo per cui non l’ho utilizzata):

  1. richiede a ogni utente di installare un’app di terze parti sul proprio telefono e copiare manualmente il proprio user_id nella pagina delle preferenze di Discourse :grimacing:
  2. La notifica appare e invece di portarti direttamente alla chat/argomento di Discourse, ti porta all’app Pushover, da lì puoi fare un secondo clic sull’URL della chat/argomento. Potrebbe sembrare un po’ meschino, ma per quanto riguarda le notifiche di messaggistica diretta, aggiungere un’app gateway tra il tuo messaggio di notifica push e il luogo effettivo in cui vuoi andare, compromette l’esperienza.

Discourse è in continuo miglioramento, con decine di commit al giorno, quindi rimango ottimista sul fatto che le notifiche push miglioreranno. Il mio scenario ideale sarebbe un’app nativa Android/iOS open source che possa essere personalizzata e inviata allo store Play/App dall’amministratore. Ma forse lavorare tramite terze parti come OneSignal e simili potrebbe essere più semplice e raggiungere lo stesso scopo.

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Grazie per aver testato le opzioni di notifica push. Anche questa è la mia impressione, ovvero che ci sia troppa frizione indipendentemente dalle opzioni. Non è un problema specifico di Discourse, ma un problema che impedisce a Discourse e a piattaforme simili di essere adottati più ampiamente: le notifiche e la fidelizzazione degli utenti tramite le notifiche.

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Stiamo assolutamente pensando alle notifiche push, la cosa complicata è che semplicemente non vogliamo gestire dati per forum non ospitati da noi.

Ci sono soluzioni tecniche, potremmo dire “Ehi telefono, il sito X vuole che tu ti aggiorni”, questo potrebbe aggirare la principale limitazione qui. Forse c’è un modo per crittografare anche i payload che può risolvere questo problema.

Oggigiorno le PWA su iPhone (finché non sei in Europa) e le PWA su Android funzionano abbastanza bene. Ma la complicazione europea ci fa pensare molto di più all’app.

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Mi limito a confermare la parte seguente

Trovo che le notifiche PWA funzionino bene su Android quando funzionano, ma questo tende ad essere la minoranza del tempo a causa di quanto tempo mi ci vuole per notare quando smette di funzionare.

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Abbiamo apportato molte correzioni di recente, le mie notifiche PWA sul telefono sono state stabili per mesi. Non sto dicendo che questo sia risolto in alcun modo, ma se il punto di riferimento è “ho avuto problemi l’anno scorso”, allora consiglio vivamente di riprovare.

Detto questo… l’eliminazione delle PWA da parte di Apple in Europa significa che dobbiamo affrontare questo problema e lo faremo.

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Se per l’anno scorso intendi dicembre 2023, allora forse questo si allinea con i tempi. È difficile sapere quando smette di funzionare perché la mancanza di notifiche non è un segnale ovvio. L’ultima volta che ha smesso di funzionare per me è stato tra dicembre e gennaio.

Nella mia esperienza finora è stato un ciclo di circa 1 mese di notifiche e circa 2 mesi in cui non mi accorgevo che fossero disattivate. Poi le riattivavo per ricominciare il ciclo. Ci riproverò e spero che non succeda più. Una preoccupazione maggiore è che io sia di gran lunga il maggior utilizzatore del mio sito. L’utente medio non presta attenzione a queste cose come me. Scommetto che a questo punto solo una piccola frazione di loro ha visitato le impostazioni di notifica più di una volta.

Ho appena controllato con il data explorer ora, e ho 30 utenti attivi con un record di push_subscriptions su un sito con 450-500 utenti che visitano quotidianamente. Questo è circa un tasso di utilizzo del 6%. Un terzo di questi è stato aggiornato dal 2024.

Apprezzo tutto il lavoro svolto su questo fronte e capisco che molto dipenda da fattori esterni (cioè Apple, Google). Ma voglio solo esprimere la mia opinione che “funziona abbastanza bene” non sia in linea né con la mia esperienza né con quella dell’OP.

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Cosa che, come sappiamo, non è più così.

Voglio ancora vedere Discourse come portabandiera per la distribuzione di PWA e per la lotta all’egemonia delle notifiche push!

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Esiste anche un plugin Tickets che potrebbe aiutare ad avvicinarsi a Jira.

Esiste anche una versione plugin delle anteprime PDF inline che, se ricordo bene, funziona anche con i dispositivi mobili.

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Usiamo Discourse send PDF inline senza lamentele.

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Infatti, per quanto ricordo, anche il tuo plugin permette che ciò funzioni su mobile. Devo ancora installarlo. Fantastica aggiunta al plugin.

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@Alon1 È fantastico vedere qualche discussione sulle community interne, poiché presentano sfide uniche. In particolare, la moderazione può essere una bestia molto diversa. Post NSFW e spam sono praticamente fuori dall’ambito, ma a sostituirli sono l’importanza della fedeltà all’argomento, della chiarezza e dell’adesione ai requisiti di riservatezza.

Sono curioso, che tipo di cose hai fatto per garantire un’elevata qualità dell’argomento? Che aspetto ha il tuo team di moderazione e quanto è stato difficile far comprendere questa necessità alla direzione?

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Grazie per questo report molto interessante e utile.

Il mio percorso è simile, utilizzando Discourse per costruire le mie infrastrutture virtuali personali e organizzative.

Sono principalmente un imprenditore individuale con alcuni progetti principali in corso da decenni. Quindi ho bisogno degli strumenti per creare nuovi percorsi e sottoprogetti (e sotto-sotto-progetti) e attività al volo.

Questi sono scritti e raccolte di ricerche correlate.

Utilizzo e testo molti strumenti e piattaforme open source diversi (così come a pagamento - non discrimino), per efficienza e semplicità.

Negli ultimi anni ho trovato Discourse e Ghost i più spesso al centro dei miei vari flussi di lavoro.

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Stai sollevando un punto importante!
Ogni forum ha una cultura che si costruisce attorno ad esso e uno status quo che si forma nel tempo.
Quando ho iniziato a usare Discourse come mezzo per comunicare tra i membri del team, preservare le intuizioni della ricerca, tracciare le conversazioni meglio delle catene di email, ecc. all’inizio del COVID19, volevo assicurarmi che questo strumento fosse usato correttamente, almeno secondo la mia visione di cosa fosse “correttamente”.
Nel mio caso non è stato così difficile perché eravamo un team di 7 persone in totale e potevo letteralmente guidare ogni singola persona del team a creare argomenti ben separati per materia, pur non duplicando lo stesso argomento su più argomenti. Che le risposte siano scritte pensando al valore futuro (ad esempio, hai fatto un esperimento? descrivilo, fornisci contesto, mostra cosa e come hai fatto, usa grafici con etichette degli assi… in modo che quando rileggi questo post tra qualche mese, avrà valore per te), metti le cose nella categoria giusta, sii efficiente - scrivi la maggior quantità di informazioni con il minimo numero di parole, sii gentile, e così via.
Una volta che hai una buona cultura di base, ogni nuovo dipendente che entra in azienda la abbraccia naturalmente con una guida minima.
Faccio ancora conversazioni occasionali con persone specifiche su come i loro argomenti e le loro risposte potrebbero essere migliori. Questo aiuta a mantenere una buona cultura.
In conclusione, credo che se lavori sulla tua cultura di base quando sei piccolo, si scala bene quando cresci.

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Come gestisci le discussioni inter-dipartimentali, ma non vuoi rendere tutti gli utenti membri del gruppo degli altri dipartimenti? O forse hai tutte le discussioni disponibili per tutti? Nel mio caso, alcune discussioni a livello di dipartimento dovrebbero essere nascoste a tutti gli altri.

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Tutti appartengono a uno o più gruppi e ho gestito i permessi specifici per accedere a categorie specifiche.
Mentre ci sono due categorie aperte a tutti i gruppi, alcune categorie specifiche del dipartimento sono disponibili solo per i gruppi pertinenti.

La possibilità di avere una persona in più gruppi risolve questo problema. Puoi creare un gruppo per i dipendenti inter-dipartimentali, mantenendo il loro gruppo principale relativo al loro dipartimento originale.

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IMO questa è una delle decisioni più importanti da prendere per le community interne e non dovrebbe essere affrettata. Siamo principalmente una community interna di sviluppatori, quindi ho optato per un approccio basato sugli strumenti. Questa decisione da sola ha abbattuto i silos e allo stesso tempo ha soddisfatto l’ufficio di sicurezza delle informazioni in termini di restrizione delle informazioni. Abbiamo seguito la stessa strada di @Alon1, avendo utenti in più gruppi: basta iscriversi al gruppo per lo strumento di interesse.

Abbiamo anche una policy a livello di piattaforma che vieta le informazioni confidenziali e specifiche del progetto: quasi tutti i problemi possono essere descritti senza menzionare il cliente.

Come hai fatto a far capire questo alla direzione? Anche presentando loro esempi di community fallite, non riescono proprio a comprendere quanto sia serio questo problema e lo considerano pedante. Finora abbiamo avuto una cultura decente, ma la direzione è ossessionata dallo scaling a tutti i costi. È bello che valorizzino la piattaforma, ma è problematico che non ne comprendano il valore derivato dalla cultura che abbiamo costruito, qualcosa che attualmente è minacciato dallo scaling troppo rapido.

Un altro problema che abbiamo affrontato è che tutti vogliono la propria Categoria. Per chiunque stia considerando una community interna, sappiate solo che è una parte molto faticosa del lavoro dire di no ai manager che sono abituati a sentirsi dire sempre di sì :sweat_smile:

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In effetti, le autorizzazioni per categoria sono molto preziose.

Un dipartimento potrebbe avere, ad esempio, 2 gruppi. 1 che ospita la leadership (coloro che in alcune categorie potrebbero essere autorizzati a creare argomenti). Sebbene possa anche farlo con gruppi di tag limitati a un gruppo specifico.

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