Por que você deve usar Discourse internamente na sua empresa/equipe em vez de Slack (caso de uso de 4 anos)

Elogio
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Usamos o Discourse como a principal ferramenta de comunicação, manutenção de registros, documentação de pesquisas e diário de laboratório há mais de 4 anos.

Argumentarei que a maioria das empresas se beneficiaria enormemente de ter o Discourse como sua principal ferramenta de comunicação em vez de Slack, correntes de e-mail e WhatsApp.

Resumindo: Se você acredita que há algum valor nas conversas entre funcionários para reflexão futura, então você precisa do Discourse.
A razão simples é que aplicativos de mensagens instantâneas baseados em canais (Slack, etc.) são bons apenas para isso - conversas instantâneas que ninguém gostaria de revisar, a menos que estivesse procurando algo muito específico. Eles tendem a entrelaçar várias conversas em um longo canal com milhares de linhas e centenas de subconversas.
Pelo contrário, o Discourse divide inerentemente as conversas em categorias, tópicos e tags, o que o torna muito poderoso para os membros da equipe se integrarem em tópicos específicos, áreas de pesquisa e conversas relacionadas, simplesmente lendo os tópicos do Discourse como um diário e não tentando extrair o que aconteceu de um canal que tinha outros 6 tópicos de conversa, incluindo o pedido de almoço de todos, fundidos em um único fluxo de texto.
Se sua Empresa/Equipe/Laboratório se envolve em qualquer tipo de P&D, acredito que o Discourse é essencial.

Chat - O elo perdido

Nem todas as conversas são minas de ouro de informação… na verdade, muitas conversas são coisas do dia a dia como: consultas, perguntas, sessões rápidas de brainstorming que não necessariamente resultam em um tópico próprio. Sem mencionar declarações como “Tenho este bug e log de erro, quem sabe o que significa?” ou “O que vamos almoçar hoje?”. Portanto, o Slack realmente teve que permanecer lá para que todos se comunicassem de forma rápida e eficiente. Com a introdução do Chat no Discourse, todas as formas de conversa e discussão poderiam ser integradas em uma ótima plataforma!

Nossa configuração - Rápida e Segura

Instalamos o Discourse na AWS EC2, nos primeiros dois anos éramos uma equipe pequena de ~5 pessoas, então t3.small era mais do que suficiente. Hoje somos maiores e mais ricos, então podemos nos dar ao luxo de um m5.xlarge.
Como estamos executando um servidor AWS, podemos dar permissão a um bucket S3, permitindo assim facilmente o armazenamento de objetos S3 para uploads, para que todos os arquivos anexados, imagens, excels, csv, pdfs sejam copiados com segurança.
Habilitamos Uploads Seguros, que protege nossos dados (Configuramos o Discourse para o modo apenas por convite e negamos o acesso ao fórum ou aos arquivos para qualquer visitante não logado).
Nota: Claro, ignoramos a recomendação de usar CDN, pois isso iria contra o propósito de uploads seguros.

Plugins para produtividade

  • Assign → atribuir tópicos a pessoas é uma boa maneira de ter um membro da equipe responsável por um ticket/problema/projeto
  • Math → Se você faz pesquisa, precisa de suporte a Latex e equações
  • Reactions → Isso é apenas comunicação moderna. Deveria ser integrado ao Discourse, na minha opinião.
  • Shared Edits → Muito bom para equipes compartilharem e editarem wikis ou outras páginas de conhecimento/informação.
  • Whos Online → Em uma equipe, é essencial saber quem está online
  • Footnote → empresas precisam de legalidades… este é o lugar para escrever uma cláusula de confidencialidade.
  • Discutivelmente Calendar é útil, mas a forma como é implementado e funciona não é uma boa opção para nós. Topic Voting é outro potencialmente útil.

Componentes de tema:

  • Custom Header Links → Coloque os links importantes da empresa/equipe no cabeçalho. Temos um quadro de férias, “minhas tarefas” (para o plugin assign), link para nosso quadro Jira…

  • PDF previews + iframe Lightboxes → instalando ambos juntos e definindo os iframe origin domains para incluir seu próprio domínio, faz com que todos os arquivos PDF carregados no fórum apareçam abertos inline com os tópicos e tenham um botão para expandir para visualização completa. PDFs são muito, muito úteis e desta forma é fácil compartilhá-los.

  • Discourse Chat Sidebar → Traga o chat para a frente, todos nós usamos telas de 24 a 27 polegadas e queremos mover toda a ação do Slack/WhatsApp para o Discourse.

  • Menções honrosas:
    ** discourse gifs que deveriam ser integrados ao Discourse, na minha opinião.
    ** Discourse Kanban que não substitui o Jira, mas ajuda com tarefas de alto nível e funciona bem com o plugin “assign”. Ele só precisa ser configurado corretamente e não foi trivial fazer isso.
    ** Sidebar Theme Toggle usamos apenas o tema escuro/claro padrão, então deixe o usuário escolher facilmente sua preferência.

Conclusão

Em primeiro lugar, obrigado à incrível e inspiradora equipe do Discourse :clap:
O Discourse é uma plataforma de comunicação sólida como rocha, rápida e segura, sem compromissos, e espero que mais equipes se inspirem a usá-la para Empresas, equipes de laboratório universitário, Start-ups e muito mais!

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Adorando suas percepções sobre como você usa o Discourse. Aqui está um chamado conveniente para outros leitores :loudspeaker: que adoraríamos saber mais sobre como você pode estar usando o Discourse internamente. Isso realmente nos ajuda a aprender sobre o que está funcionando e a priorizar a correção do que não está funcionando.

Nós mesmos usamos o Discourse internamente, então é divertido ouvir sobre nossas semelhanças e diferenças (não muitas!).

:writing_hand:t2: anotando – Vamos pensar sobre isso, obrigado!

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Obrigado pelas informações. Você me fez pensar sobre a combinação tradicional de chat - por exemplo, Slack, Mattermost, Rocketchat - mais compartilhamento de conhecimento - por exemplo, Confluence versus Discourse como uma plataforma para lidar com tudo isso.

Como você está hospedando sua própria instância do Discourse, como você lida com as notificações no celular? Minha compreensão pode estar um pouco desatualizada, mas na web, podemos pedir aos usuários para habilitarem seus navegadores a enviar notificações do site. No celular, não acredito que as notificações sejam enviadas para a tela de bloqueio do telefone, a menos que a instância do Discourse seja hospedada pelo próprio Discourse. Como você lida com as notificações de respostas de chat / respostas de tópicos quando frequentemente há sensibilidade ao tempo associada a elas?

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Admito que as notificações push são um ponto problemático neste momento.
As notificações push integradas funcionam (mais ou menos…) para usuários Android e Desktop, mas não para usuários de iPhone.

O problema com as notificações push, na minha opinião, é que há muitos obstáculos para que elas cheguem aos usuários. Você tem que ativá-las nas preferências pessoais do Discourse, tem que permitir no navegador, tem que permitir no sistema Android/Windows. Se qualquer um dos três estiver bloqueando as notificações, os usuários não as recebem. Pessoalmente, mesmo querendo ativamente notificações push, sempre acho que elas param após um período aleatório. Talvez por causa de atualizações do navegador? Não sei. Então, mesmo dentro do Android, não posso dizer que realmente funciona como eu gostaria.

Ontem tentei notificações Pushover, essa solução funciona funcionalmente no Android/Apple/Windows, no entanto, tem duas falhas graves (que é por isso que não acabei usando):

  1. exige que cada usuário instale um aplicativo de terceiros em seu telefone e copie manualmente seu user_id para a página de preferências do Discourse :grimacing:
  2. A notificação aparece e, em vez de levá-lo diretamente ao Chat/Tópico do Discourse, leva você ao aplicativo Pushover, de onde você pode dar um segundo toque no URL do Chat/Tópico. Pode parecer um pouco mesquinho, mas no que diz respeito às notificações de mensagens diretas, adicionar um aplicativo gateway entre sua mensagem de notificação push e o local real para onde você deseja ir está prejudicando a experiência.

O Discourse está sempre melhorando, com dezenas de commits por dia, então permaneço otimista de que as notificações push melhorarão. Meu cenário ideal seria um aplicativo nativo Android/iOS de código aberto que pudesse ser personalizado e enviado para a Play/App Store pelo administrador. Mas talvez trabalhar através de terceiros como OneSignal e outros possa ser mais simples e atingir o mesmo propósito.

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Obrigado por testar as opções de notificação push. Essa também é a minha impressão, que há muito atrito, não importa quais sejam as opções. Não é um problema específico do Discourse, mas um problema que impede o Discourse e plataformas semelhantes de serem mais amplamente adotadas - essa notificação e a retenção de usuários pelas notificações.

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Estamos pensando absolutamente em notificações push, o complicado é que simplesmente não queremos lidar com dados de fóruns que não são hospedados por nós.

Existem soluções técnicas, poderíamos dizer “Ei telefone, o site X quer que você atualize”, isso pode contornar a principal limitação aqui. Talvez haja uma maneira de criptografar payloads também, o que pode resolver isso.

Hoje em dia, PWA no iPhone (desde que você não esteja na Europa) e PWA no Android funcionam muito bem. Mas a reviravolta europeia nos faz pensar muito mais sobre o aplicativo.

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Eu apenas reforço a parte abaixo

Eu acho que as notificações PWA funcionam bem no Android quando estão funcionando, mas isso tende a ser a minoria do tempo por causa do tempo que levo para notar quando para de funcionar.

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Fizemos várias correções recentemente, minhas notificações push de PWA no meu celular estão estáveis há meses. Não estou dizendo que isso está resolvido de forma alguma, mas se o seu ponto de dados for “tive problemas no ano passado”, eu recomendo fortemente tentar novamente.

Dito isso… o fato de a Apple estar desativando PWAs na Europa significa que teremos que lidar com esse problema e o faremos.

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Se por último ano você quer dizer dezembro de 2023, então talvez isso se alinhe com o momento. É difícil saber quando para de funcionar porque a falta de notificações não é um sinal óbvio. A última vez que parou para mim foi em algum momento entre dezembro e janeiro.

Na minha experiência até agora, tem sido um ciclo de ~1 mês de notificações e ~2 meses de eu não perceber que elas estão desativadas. Depois, ativá-las para reiniciar o ciclo. Vou tentar novamente e, espero, não acontecerá mais. Uma preocupação maior é que eu sou o maior “power user” do meu site, de longe. O usuário médio não presta atenção a essas coisas como eu. Aposto que neste ponto apenas uma pequena fração deles visitou as configurações de notificação mais de uma vez.

Acabei de verificar com o explorador de dados agora, e tenho 30 usuários ativos com um registro de push_subscriptions em um site com 450-500 usuários visitando diariamente. Isso é uma taxa de uso de cerca de 6%. Um terço deles foi atualizado desde 2024.

Agradeço todo o trabalho feito nessa frente e entendo que muito disso depende de fatores externos (ou seja, Apple, Google). Mas eu só quero expressar minha opinião de que “funciona muito bem” não se alinha nem com a minha experiência nem com a do OP.

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O que, como sabemos, não é mais o caso.

Ainda quero ver o Discourse como um porta-estandarte para a implantação de PWA e para a hegemonia de notificações push!

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Há também um plugin de Tickets que pode ajudar a se aproximar do Jira.

Há também uma versão em plugin de pré-visualizações de PDF inline que, se bem me lembro, também funciona com dispositivos móveis.

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Usamos Discourse send PDF inline sem reclamações.

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De fato, se bem me lembro, seu plugin também permite que isso funcione no celular. Ainda preciso instalá-lo. Adição de plugin incrível.

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@Alon1 É ótimo ver alguma discussão sobre comunidades internas, pois elas vêm com seus próprios desafios únicos. Em particular, a moderação pode ser uma fera muito diferente. Postagens NSFW e spam estão praticamente fora de escopo, mas substituindo-as está a importância da fidelidade ao tópico, clareza e adesão aos requisitos de confidencialidade.

Estou curioso, que tipo de coisas você fez para garantir que a qualidade do tópico seja alta? Como é sua equipe de moderação e quão difícil foi fazer a gerência entender essa necessidade?

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Obrigado por este relatório tão interessante e útil.

Meu caminho é semelhante, usando o Discourse para construir minhas infraestruturas virtuais pessoais e organizacionais.

Sou principalmente um empreendedor solo com alguns projetos principais em andamento há décadas. Portanto, preciso de ferramentas para iniciar novos caminhos e subprojetos (e sub-subprojetos) e tarefas rapidamente.

Estes são escritos e coleções de pesquisas relacionadas.

Eu uso e testo muitas ferramentas e plataformas diversas de código aberto (bem como pagas - eu não discrimino), para eficiência e simplicidade.

Nos últimos anos, descobri que o Discourse e o Ghost são os mais frequentes no centro dos meus vários fluxos de trabalho.

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Você levanta um ponto importante!
Todo fórum tem uma cultura que se constrói em torno dele e um status quo que se forma ao longo do tempo.
Quando comecei a usar o Discourse como meio de comunicação entre membros da equipe, preservar insights de pesquisa, rastrear conversas melhor do que cadeias de e-mail, etc. no início da COVID19, eu queria ter certeza de que essa ferramenta fosse usada corretamente, pelo menos de acordo com minha visão do que era “correto”.
No meu caso, não foi tão difícil porque éramos uma equipe de 7 pessoas no total e eu podia literalmente guiar cada pessoa da equipe a criar tópicos bem separados em seu assunto, mas sem duplicar o mesmo assunto em vários tópicos. Que as respostas sejam escritas com valor futuro em mente (por exemplo, você fez um experimento? descreva-o, dê contexto, mostre o que e como você fez, use gráficos com rótulos de eixo… para que, quando você ler esta postagem em alguns meses, ela tenha valor para você), coloque as coisas na categoria certa, seja eficiente - escreva a maior quantidade de informação com o mínimo de palavras, seja gentil e assim por diante.
Uma vez que você tem uma boa cultura central, todo novo funcionário que entra na empresa a abraça naturalmente com orientação mínima.
Ainda faço conversas ocasionais com pessoas específicas sobre como seus tópicos e respostas poderiam ser melhores. Isso ajuda a manter uma boa cultura.
Em resumo, acredito que se você trabalhar em sua cultura central quando é pequeno, ela se expande bem quando você cresce.

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Como você lida com discussões entre departamentos, mas não quer tornar todos os usuários membros do grupo de outros departamentos? Ou talvez você tenha todas as discussões disponíveis para todos? No meu caso, algumas discussões em nível de departamento devem ser ocultadas de todos os outros.

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Todos pertencem a um ou mais grupos, e eu gerenciei permissões específicas para acessar categorias específicas.
Embora existam duas categorias abertas a todos os grupos, algumas categorias específicas de departamento estão disponíveis apenas para os grupos relevantes.

A capacidade de ter uma pessoa em mais de um grupo resolve esse problema. Você pode criar um grupo para funcionários de vários departamentos, mantendo o grupo principal deles relativo ao departamento original.

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IMO, esta é uma das decisões mais importantes a serem tomadas para comunidades internas e não deve ser apressada. Somos principalmente uma comunidade interna de desenvolvedores, então optei por uma abordagem baseada em ferramentas. Essa decisão por si só quebrou silos e, ao mesmo tempo, satisfez o escritório de segurança da informação em termos de restrição de informações. Seguimos o mesmo caminho que @Alon1, tendo usuários em vários grupos - basta entrar no grupo para a ferramenta em que você tem interesse.

Também temos uma política em toda a plataforma de que informações confidenciais e específicas do projeto são proibidas - quase todos os problemas podem ser descritos sem mencionar o cliente.

Como você fez a gerência entender isso? Mesmo apresentando exemplos de comunidades fracassadas, eles realmente não conseguem compreender a gravidade desse problema e o veem como pedante. Tivemos uma cultura decente até agora, mas a gerência está obcecada em escalar, não importa o quê. É bom que eles valorizem a plataforma, mas é problemático que eles não entendam que seu valor veio da cultura que construímos - algo que está atualmente ameaçado por escalar muito rápido.

Outro problema que enfrentamos é que todos querem sua própria Categoria. Para quem está considerando uma comunidade interna, saiba que é uma parte muito desgastante do trabalho dizer não a gerentes que estão acostumados a ouvir sim o tempo todo :sweat_smile:

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De fato, as Permissões de Categoria são muito valiosas.

Um departamento poderia ter 2 grupos, por exemplo. 1 que abriga a liderança (aqueles que em algumas categorias podem ter permissão para criar tópicos). Embora também possa fazer isso com grupos de tags restritos a um grupo específico.

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