Warum Sie Discourse intern für Ihr Unternehmen/Ihr Team anstelle von Slack verwenden sollten (4 Jahre Nutzung)

Lob
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Wir nutzen Discourse seit über 4 Jahren als Hauptwerkzeug für Kommunikation, Dokumentation, Forschungsdokumentation und Laborjournale.

Ich werde argumentieren, dass die meisten Unternehmen stark davon profitieren würden, Discourse als ihr Hauptkommunikationswerkzeug anstelle von Slack-, E-Mail-Ketten und WhatsApp zu nutzen.

Es läuft auf Folgendes hinaus: Wenn Sie glauben, dass die Gespräche zwischen Mitarbeitern für zukünftige Rückblicke von Wert sind, dann brauchen Sie Discourse. Der einfache Grund ist, dass kanalbasierte Instant-Messaging-Apps (Slack usw.) genau dafür gut sind – für sofortige Gespräche, die niemand überprüfen möchte, es sei denn, er sucht nach etwas sehr Spezifischem. Sie neigen dazu, mehrere Gespräche in einem langen Kanal mit Tausenden von Zeilen und Hunderten von Unterhaltungen zu vermischen. Umgekehrt teilt Discourse Gespräche von Natur aus in Kategorien, Themen und Tags auf, was es für Teammitglieder sehr leistungsfähig macht, sich über bestimmte Themen, Forschungsbereiche und verwandte Gespräche zu informieren, indem sie einfach die Discourse-Themen wie ein Journal lesen und nicht versuchen, aus einem Kanal herauszufinden, was passiert ist, der 6 andere Gesprächsthemen enthielt, einschließlich der Essensbestellung aller, die zu einem Textstrom verschmolzen sind. Wenn Ihr Unternehmen/Team/Labor an irgendeiner Form von F&E beteiligt ist, glaube ich, dass Discourse ein Muss ist.

Chat – Das fehlende Glied

Nicht alle Gespräche sind Informations-Goldgruben … tatsächlich sind viele Gespräche alltägliche Dinge wie: Beratungen, Fragen, schnelle Brainstorming-Sitzungen, die nicht unbedingt ein eigenes Thema ergeben. Ganz zu schweigen von Aussagen wie „Ich habe diesen Fehler und dieses Fehlerprotokoll, wer weiß, was das bedeutet?“ oder „Was essen wir heute zu Mittag?“. Slack musste also bleiben, damit jeder schnell und effizient kommunizieren kann. Mit der Einführung von Chat in Discourse könnten alle Formen von Gesprächen und Diskussionen auf einer großartigen Plattform integriert werden!

Unser Setup – Schnell & Sicher

Wir haben Discourse auf AWS EC2 installiert. In den ersten Jahren waren wir ein kleines Team von ca. 5 Personen, daher war t3.small mehr als ausreichend. Heute sind wir größer und reicher, sodass wir uns ein m5.xlarge leisten können. Da wir einen AWS-Server betreiben, können wir ihm Berechtigungen für S3-Buckets erteilen und somit einfach Objektspeicher für Uploads auf S3 aktivieren, sodass alle angehängten Dateien, Bilder, Excels, CSVs, PDFs sicher gesichert werden. Wir aktivieren Sichere Uploads, die unsere Daten schützen (wir stellen Discourse auf den Modus „Nur Einladungen“ ein und verweigern Nicht-angemeldeten Besuchern den Zugriff auf das Forum oder die Dateien). Hinweis: Wir ignorieren natürlich die Empfehlung, ein CDN zu verwenden, da dies dem Zweck sicherer Uploads widersprechen würde.

Plugins für Produktivität

  • Assign – Das Zuweisen von Themen zu Personen ist eine gute Möglichkeit, einem Teammitglied die Verantwortung für ein Ticket/eine Aufgabe/ein Projekt zu übertragen.
  • Math – Wenn Sie forschen, benötigen Sie Latex- und Gleichungsunterstützung.
  • Reactions – Das ist einfach moderne Kommunikation. Sollte meiner Meinung nach in Discourse integriert sein.
  • Shared Edits – Sehr gut für Teams, um Wikis oder andere Wissens-/Informationsseiten zu teilen und zu bearbeiten.
  • Whos Online – In einem Team ist es ein Muss zu wissen, wer online ist.
  • Footnote – Unternehmen brauchen rechtliche Absicherungen… hier ist der richtige Ort, um eine Vertraulichkeitsklausel zu schreiben.
  • Argumentativ ist Calendar nützlich, aber die Art und Weise, wie es implementiert ist und funktioniert, passt nicht gut zu uns. Topic Voting ist ein weiteres potenziell nützliches.

Theme-Komponenten:

  • Custom Header Links – Wichtige Links des Unternehmens/Teams in der Kopfzeile platzieren. Wir haben ein Urlaubsbrett, „Meine Aufgaben“ (für das Assign-Plugin), einen Link zu unserem Jira-Board …

  • PDF previews + iframe Lightboxes – Wenn beide zusammen installiert und die iframe origin domains so eingestellt sind, dass Ihre eigene Domain enthalten ist, werden alle auf dem Forum hochgeladenen PDF-Dateien inline mit den Threads geöffnet und es gibt eine Schaltfläche zum Erweitern auf die Vollansicht. PDFs sind sehr, sehr nützlich und auf diese Weise einfach zu teilen.

  • Discourse Chat Sidebar – Den Chat in den Vordergrund rücken, wir alle nutzen 24- bis 27-Zoll-Bildschirme und wir wollen die gesamte Slack/WhatsApp-Aktion in Discourse verlagern.

  • Ehrende Erwähnungen:
    ** discourse gifs, das meiner Meinung nach in Discourse integriert sein sollte.
    ** Discourse Kanban, das Jira nicht ersetzt, aber bei übergeordneten Aufgaben hilft und gut mit dem „Assign-Plugin“ funktioniert. Es muss nur richtig konfiguriert werden und das war nicht trivial.
    ** Sidebar Theme Toggle, wir verwenden nur das Standard-Dark/Light-Theme, sodass der Benutzer seine Präferenz einfach wählen kann.

Fazit

Zunächst einmal vielen Dank an das erstaunliche und inspirierende Discourse-Team :clap: Discourse ist eine kompromisslose, felsenfeste, schnelle und sichere Kommunikationsplattform, und ich hoffe, dass mehr Teams inspiriert werden, sie für Unternehmen, Universitätslaborteams, Start-ups und mehr zu nutzen!

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Liebe deine Einblicke, wie du Discourse nutzt. Hier ist ein praktischer Aufruf an andere Leser :loudspeaker:, wir würden gerne mehr darüber erfahren, wie du Discourse intern nutzt. Das hilft uns wirklich zu lernen, was funktioniert und was nicht, und Prioritäten für die Behebung von Problemen zu setzen.

Wir selbst nutzen Discourse intern, daher macht es Spaß, von unseren Ähnlichkeiten und Unterschieden zu hören (nicht viele!).

:writing_hand:t2: Notizen machen – Wir werden darüber nachdenken, danke!

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Danke für die Einblicke. Sie haben mich über die traditionelle Kombination aus Chat – z. B. Slack, Mattermost, Rocketchat – plus Wissensaustausch – z. B. Confluence – im Vergleich zu Discourse als Plattform, die all das bewältigen kann, nachdenken lassen.

Da Sie Ihre eigene Discourse-Instanz selbst hosten, wie gehen Sie mit Benachrichtigungen auf dem Handy um? Mein Verständnis ist vielleicht etwas veraltet, aber im Web können wir Benutzer bitten, ihre Browser zu aktivieren, um Benachrichtigungen von der Website zu senden. Auf Mobilgeräten werden meines Wissens keine Benachrichtigungen auf dem Sperrbildschirm des Telefons gesendet, es sei denn, die Discourse-Instanz wird von Discourse selbst gehostet. Wie gehen Sie mit Benachrichtigungen über Chat-Antworten/Themenantworten um, wenn diese häufig zeitkritisch sind?

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Ich muss zugeben, dass Push-Benachrichtigungen derzeit ein Problem darstellen.
Die integrierten Push-Benachrichtigungen funktionieren (irgendwie) für Android- und Desktop-Benutzer, aber nicht für iPhone-Benutzer.

Das Problem mit Push-Benachrichtigungen ist meiner Meinung nach, dass es zu viele Hindernisse gibt, damit sie die Benutzer erreichen. Sie müssen sie in den persönlichen Einstellungen von Discourse aktivieren, Sie müssen sie im Browser zulassen, Sie müssen sie im Android/Windows-System zulassen. Wenn einer der drei Punkte Benachrichtigungen blockiert, erhalten die Benutzer diese nicht. Persönlich, auch wenn ich Push-Benachrichtigungen aktiv wünsche, stelle ich immer wieder fest, dass sie nach einer zufälligen Zeit aufhören zu funktionieren. Vielleicht wegen Browser-Updates? Keine Ahnung. Daher kann ich nicht einmal sagen, dass es unter Android wirklich so funktioniert, wie ich es mir gewünscht hätte.

Gestern habe ich Pushover-Benachrichtigungen ausprobiert. Diese Lösung funktioniert funktional unter Android/Apple/Windows, hat jedoch zwei Hauptmängel (weshalb ich sie letztendlich nicht verwendet habe):

  1. Jeder Benutzer muss eine Drittanbieter-App auf seinem Telefon installieren und seine Benutzer-ID manuell auf die Discourse-Einstellungen-Seite kopieren :grimacing:
  2. Die Benachrichtigung erscheint und anstatt Sie direkt zum Discourse Chat/Thema zu bringen, werden Sie zur Pushover-App weitergeleitet. Von dort aus können Sie mit einem zweiten Tippen auf die URL des Chats/Themas zugreifen. Es mag kleinlich klingen, aber wenn es um Benachrichtigungen für Direktnachrichten geht, ist es eine Beeinträchtigung der Erfahrung, eine Gateway-App zwischen Ihrer Push-Benachrichtigung und dem eigentlichen Ziel einzufügen.

Discourse verbessert sich ständig, mit Dutzenden von Commits pro Tag, daher bleibe ich optimistisch, dass sich die Push-Benachrichtigungen verbessern werden. Mein ideales Szenario wäre eine Open-Source-native Android/iOS-App, die vom Administrator angepasst und im Play/App Store eingereicht werden kann. Aber vielleicht ist die Arbeit über Dritte wie OneSignal und ähnliche einfacher und erreicht dasselbe Ziel.

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Danke für das Testen der Push-Benachrichtigungsoptionen. Das ist auch mein Eindruck, nämlich dass es zu viel Reibung gibt, egal welche Optionen es gibt. Es ist kein spezifisches Problem von Discourse, sondern ein Problem, das Discourse und ähnliche Plattformen davon abhält, weiter verbreitet zu werden – die Benachrichtigungen und die Nutzerbindung durch die Benachrichtigungen.

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Wir denken definitiv über Push-Benachrichtigungen nach. Das Schwierige ist, dass wir einfach keine Daten für Foren verarbeiten wollen, die nicht von uns gehostet werden.

Es gibt technische Workarounds. Wir könnten sagen: „Hey Handy, Seite X möchte, dass du dich aktualisierst.“ Das könnte die größte Einschränkung hier umgehen. Vielleicht gibt es auch eine Möglichkeit, Payloads zu verschlüsseln, was dieses Problem lösen könnte.

Heutzutage funktionieren PWAs auf dem iPhone (solange Sie sich nicht in Europa befinden) und PWAs auf Android recht gut. Aber die europäische Besonderheit lässt uns viel mehr über die App nachdenken.

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Ich stimme dem unten Gesagten nur zu

Ich finde, dass PWA-Benachrichtigungen unter Android gut funktionieren, wenn sie funktionieren, aber das ist meistens die Minderheit der Zeit, da es bei mir lange dauert, bis ich merke, wenn sie aufhören zu funktionieren.

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Wir haben kürzlich eine Reihe von Korrekturen vorgenommen, meine PWA-Push-Benachrichtigungen auf meinem Handy funktionieren seit Monaten stabil. Ich sage nicht, dass dies auf irgendeine Weise gelöst ist, aber wenn der Datenpunkt lautet „Ich hatte letztes Jahr Probleme“, dann würde ich dringend empfehlen, es erneut zu versuchen.

Das gesagt… Apple, das PWAs in Europa abschafft, bedeutet, dass wir uns mit diesem Problem auseinandersetzen müssen und werden.

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Wenn Sie mit letztem Jahr Dezember 2023 meinen, dann passt das vielleicht zeitlich. Es ist schwer zu wissen, wann es aufhört zu funktionieren, da das Fehlen von Benachrichtigungen kein offensichtliches Signal ist. Das letzte Mal, als es bei mir ausfiel, war irgendwann zwischen Dezember und Januar.

Meiner Erfahrung nach ist es bisher ein Zyklus von ca. 1 Monat mit Benachrichtigungen und ca. 2 Monaten, in denen ich nicht bemerke, dass sie ausgeschaltet sind. Dann schalte ich sie wieder ein, um den Zyklus neu zu starten. Ich werde es noch einmal versuchen und hoffe, dass es nicht wieder passiert. Eine größere Sorge ist, dass ich bei weitem der größte Power-User auf meiner Website bin. Der durchschnittliche Benutzer achtet nicht auf diese Dinge wie ich. Ich wette, zu diesem Zeitpunkt haben nur wenige von ihnen die Benachrichtigungseinstellungen mehr als einmal besucht.

Ich habe gerade mit dem Daten-Explorer nachgesehen, und ich habe 30 aktive Benutzer mit einem push_subscriptions-Eintrag auf einer Website mit 450-500 täglich besuchenden Benutzern. Das ist eine Nutzungsrate von etwa 6 %. Ein Drittel davon wurde seit 2024 aktualisiert.

Ich schätze all die Arbeit, die in diesem Bereich geleistet wurde, und ich verstehe, dass vieles davon von externen Faktoren abhängt (d. h. Apple, Google). Aber ich möchte nur meine Meinung äußern, dass “ziemlich gut funktioniert” weder mit meiner Erfahrung noch mit der des OP übereinstimmt.

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Was wir jetzt wissen, ist nicht mehr der Fall.

Ich möchte immer noch sehen, dass Discourse ein Vorreiter für PWA-Bereitstellung und das Zerschlagen der Push-Benachrichtigungs-Hegemonie ist!

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Es gibt auch ein Tickets-Plugin, das helfen kann, Jira näher zu kommen.

Es gibt auch eine Plugin-Version von Inline-PDF-Vorschauen, die, wenn ich mich recht erinnere, auch mit Mobilgeräten funktioniert.

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Wir verwenden Discourse send PDF inline ohne Beanstandungen.

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In der Tat, soweit ich mich erinnere, ermöglicht Ihr Plugin dies auch auf Mobilgeräten. Muss es selbst noch installieren. Tolle Plugin-Erweiterung.

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@Alon1 Es ist großartig, eine Diskussion über interne Communities zu sehen, da diese ihre ganz eigenen Herausforderungen mit sich bringt. Insbesondere die Moderation kann eine ganz andere Angelegenheit sein. NSFW- und Spam-Posts sind so gut wie außer Reichweite, aber an ihre Stelle treten die Bedeutung von Themenrelevanz, Klarheit und die Einhaltung von Vertraulichkeitsanforderungen.

Ich bin neugierig, welche Maßnahmen Sie ergriffen haben, um die Qualität der Themen sicherzustellen? Wie sieht Ihr Moderationsteam aus und wie schwer war es, das Management von dieser Notwendigkeit zu überzeugen?

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Vielen Dank für diesen äußerst interessanten und nützlichen Bericht.

Mein Weg ähnelt dem, indem ich Discourse zum Aufbau meiner persönlichen und organisatorischen virtuellen Infrastrukturen nutze.

Ich bin hauptsächlich ein Einzelunternehmer mit einigen Kernprojekten, die seit Jahrzehnten laufen. Daher benötige ich die Werkzeuge, um neue Wege und Unterprojekte (und Unter-Unterprojekte) sowie Aufgaben im Handumdrehen zu starten.

Dies sind Schriften und Sammlungen verwandter Forschungsergebnisse.

Ich nutze und teste viele verschiedene Open-Source-Tools (sowie kostenpflichtige – ich diskriminiere nicht) und Plattformen für Effizienz und Einfachheit.

In den letzten Jahren habe ich festgestellt, dass Discourse und Ghost am häufigsten im Mittelpunkt meiner verschiedenen Arbeitsabläufe stehen.

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Sie sprechen einen wichtigen Punkt an! Jedes Forum entwickelt eine eigene Kultur und einen Status quo, der sich im Laufe der Zeit herausbildet. Als ich zu Beginn von COVID19 anfing, Discourse als Kommunikationsmittel zwischen Teammitgliedern zu nutzen, um Forschungserkenntnisse zu bewahren, Gespräche besser als E-Mail-Ketten zu verfolgen usw., wollte ich sicherstellen, dass dieses Werkzeug richtig verwendet wird, zumindest nach meiner Vorstellung von „richtig“. In meinem Fall war es nicht so schwierig, da wir nur ein Team von 7 Personen waren und ich buchstäblich jede Person im Team anleiten konnte, Themen zu erstellen, die inhaltlich gut getrennt sind, aber nicht dasselbe Thema über mehrere Themen hinweg duplizieren. Dass Antworten mit Blick auf zukünftigen Wert verfasst werden (z. B. Sie haben ein Experiment durchgeführt? Beschreiben Sie es, geben Sie Kontext, zeigen Sie, was und wie Sie es getan haben, verwenden Sie Diagramme mit Achsenbeschriftungen… damit dieser Beitrag in ein paar Monaten noch Wert für Sie hat), Dinge in die richtige Kategorie einordnen, effizient sein – die maximale Informationsmenge mit minimalen Worten schreiben, freundlich sein und so weiter. Sobald Sie eine gute Kernkultur haben, übernimmt jeder neue Mitarbeiter, der dem Unternehmen beitritt, diese mit minimaler Anleitung. Ich führe immer noch gelegentlich Gespräche mit bestimmten Personen darüber, wie ihre Themen und Antworten besser sein könnten. Das hilft, eine gute Kultur zu pflegen. Letztendlich glaube ich, wenn Sie an Ihrer Kernkultur arbeiten, während Sie klein sind, skaliert sie gut, wenn Sie wachsen.

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Wie gehen Sie damit um, wenn Sie abteilungsübergreifende Diskussionen führen, aber nicht alle Benutzer zu Mitgliedern der Gruppe der anderen Abteilungen machen möchten? Oder vielleicht sind alle Diskussionen für jeden verfügbar? In meinem Fall sollten einige Diskussionen auf Abteilungsebene vor allen anderen verborgen werden.

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Jeder gehört zu einer oder mehreren Gruppen, und ich habe Berechtigungen verwaltet, die spezifisch für den Zugriff auf bestimmte Kategorien sind.
Während es zwei Kategorien gibt, die für alle Gruppen offen sind, sind einige abteilungsspezifische Kategorien nur für die entsprechenden Gruppen verfügbar.

Die Möglichkeit, eine Person in mehr als einer Gruppe zu haben, löst dieses Problem. Sie können eine Gruppe für abteilungsübergreifende Mitarbeiter erstellen und ihre Hauptgruppe relativ zu ihrer ursprünglichen Abteilung beibehalten.

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Meiner Meinung nach ist dies eine der wichtigsten Entscheidungen, die für interne Communities getroffen werden müssen, und sie sollte nicht überstürzt werden. Wir sind hauptsächlich eine interne Entwickler-Community, daher habe ich mich für einen toolbasierten Ansatz entschieden. Diese Entscheidung allein hat Silos abgebaut und gleichzeitig das Informationssicherheitsbüro in Bezug auf Informationsbeschränkungen zufrieden gestellt. Wir sind den gleichen Weg wie @Alon1 gegangen und haben Benutzer in mehreren Gruppen – treten Sie einfach der Gruppe bei, an der Sie interessiert sind.

Wir haben auch eine plattformweite Richtlinie, dass vertrauliche und projektspezifische Informationen verboten sind – fast alle Probleme können beschrieben werden, ohne den Kunden zu erwähnen.

Wie haben Sie das Management dazu gebracht, das zu verstehen? Selbst wenn Sie ihnen Beispiele für gescheiterte Communities vorlegen, können sie nicht wirklich begreifen, wie ernst dieses Problem ist, und sehen es als kleinlich an. Wir hatten bisher eine anständige Kultur, aber das Management ist besessen davon, egal was passiert, zu skalieren. Es ist schön, dass sie die Plattform schätzen, aber es ist problematisch, dass sie nicht verstehen, dass ihr Wert aus der Kultur entstanden ist, die wir aufgebaut haben – etwas, das derzeit durch zu schnelles Skalieren bedroht ist.

Ein weiteres Problem, mit dem wir konfrontiert waren, ist, dass jeder seine eigene Kategorie haben möchte. Für alle, die eine interne Community in Betracht ziehen: Wissen Sie einfach, dass es ein sehr anstrengender Teil der Arbeit ist, Nein zu Managern zu sagen, die es gewohnt sind, ständig Ja zu hören :sweat_smile:

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In der Tat sind Kategorieberechtigungen sehr wertvoll.

Eine Abteilung könnte zum Beispiel 2 Gruppen haben. Eine, die die Führungskräfte beherbergt (diejenigen, die in einigen Kategorien möglicherweise Themen erstellen dürfen). Dies kann aber auch mit Tag-Gruppen geschehen, die auf eine bestimmte Gruppe beschränkt sind.

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